Glossaire

Le vocabulaire de l'application

Organisation. L'espace de travail : une association, une ASBL, une ONG, une entreprise ou un cabinet. Tout ce que vous saisissez lui appartient, et rien n'en sort vers une autre. Voir Organisation et utilisateurs.

Type de structure. ASBL, entreprise, ONG ou cabinet libéral. Ce réglage change le vocabulaire de l'interface et fait apparaître ou disparaître des écrans entiers : dans un cabinet, les membres deviennent des praticiens, les bailleurs des patients, et l'écran des dons disparaît. Voir Paramétrer son organisation.

Pack pays. L'endroit unique où vit tout ce qui diffère entre la Belgique et la France : le plan comptable, les seuils légaux, les formats de relevé, les documents fiscaux, la facturation électronique. Nulle part ailleurs dans le produit il n'y a de test sur le code du pays. Voir Le pack pays.

Mode comptable. Trésorerie, ou engagement. Voir Exercice et clôture.

Projet. L'unité d'affectation : c'est à un projet qu'on rattache une dépense pour savoir à quoi sert l'argent. Le projet Général, créé automatiquement, porte les frais de structure. Voir Créer un projet.

Bailleur. Le financeur. Voir Projet, convention, bailleur.

Convention. L'acte par lequel un bailleur affecte un financement, avec ses termes : montant octroyé, taux de subvention, coûts indirects, période d'éligibilité. Un projet peut porter plusieurs conventions, et une convention plusieurs projets. Voir Enregistrer une convention.

Transaction, ou écriture. Une opération : une date, un montant, un sens. Voir Transaction et ventilation.

Qualification. Comment une opération pèse sur le résultat : recette, dépense, transfert, ou autre. À ne pas confondre avec le type d'opération, qui décrit la nature du mouvement tel qu'il figure sur l'extrait bancaire.

Ventilation, ou affectation. Le découpage d'une opération en plusieurs lignes, chacune vers un projet, une convention et une catégorie. Sans ligne, l'opération vaut pour son projet d'origine. Deux règles ne se négocient pas : la somme des lignes égale le montant, et chaque ligne porte le même sens. Voir Ventiler une dépense.

Base de répartition. La phrase qui explique pourquoi cette clé de partage, par exemple 40 % ETP. Elle n'est pas recalculable après coup, et c'est elle que demandera un audit de décompte.

Justificatif. La pièce qui prouve l'opération, rattachée à l'écriture ou à une ligne de ventilation. Voir Le justificatif.

Pièce scannée. Un fichier photographié avant de savoir à quelle écriture il se rattache. Voir Photographier un ticket.

Décompte. L'état des dépenses éligibles imputées à un projet ou à une convention, à remettre au bailleur. Voir Le décompte par convention.

Dossier bailleur. L'archive qui assemble le décompte et les pièces numérotées. Voir Le dossier bailleur.

Exercice. L'année comptable. Un exercice clos verrouille toutes les opérations de l'année. Voir Clôturer un exercice.

Engagement. Un montant engagé avant d'être payé : bon de commande, contrat signé. Voir Éligibilité et engagements.

Dépense proposée. Une dépense saisie par un membre, en attente de validation du trésorier. Tant qu'elle n'est pas approuvée, elle n'entre dans aucun calcul. Voir La file de validation.

Coût indirect. Le forfait de frais de structure qu'une convention accepte de couvrir, exprimé en pourcentage d'une assiette. Voir Les coûts indirects.

Plan et capacité. Le plan est l'offre souscrite, gratuite, Association ou Pro. Une capacité est une fonction payante nommée. Voir Ce que contient chaque plan.

Rôle. Bénévole, lecteur, auditeur externe, saisie, trésorier, administrateur. Voir Rôles et permissions.

Membre. Une ligne du registre légal des membres, distincte d'un utilisateur du logiciel. Voir Le registre des membres.

Archives. Les éléments retirés de la vue sans être effacés. Voir La corbeille.

Cents. Tous les montants sont des entiers de centimes : aucun nombre à virgule n'est stocké. Voir Montants et arrondis.

Points de base. Un taux exprimé en dix-millièmes : 350 vaut 3,50 %.

Le vocabulaire du module cabinet

Praticien. Un professionnel du cabinet. Le lien vers son compte utilisateur est ce qui déclenche le cloisonnement.

Séance. Un rendez-vous, avec quatre statuts : prévu, honorée, non honorée, annulé. Une séance honorée devient une note d'honoraires. Voir L'agenda.

Frais commun. Une charge partagée du cabinet, répartie selon l'une des quatre clés. Voir Les frais communs.

Décompte praticien. Le solde mensuel d'un praticien : ce qu'il doit au collectif, ou ce que le collectif lui doit. Voir Le décompte mensuel par praticien.

Clé de réservation. Le secret qui identifie le cabinet auprès de l'API publique. Elle n'authentifie aucun patient. Voir La réservation en ligne.

Les sigles du droit et de la comptabilité

PCMN. Plan comptable minimum normalisé, le plan comptable belge. Voir Catégories et comptes.

ANC. Autorité des normes comptables, dont le règlement de 2018 fixe le plan comptable des associations françaises.

Annexe 8. Le schéma minimum normalisé de l'état des recettes et dépenses, à déposer au greffe belge. Voir L'état annexe 8.

CSA. Code des sociétés et des associations, le texte belge dont dépendent les critères de taille d'une ASBL. Voir Les seuils du CSA.

UBO. Registre des bénéficiaires effectifs, obligation belge à confirmer chaque année. Voir Le registre UBO.

FEC. Fichier des écritures comptables, le format que réclame l'administration fiscale française. Voir L'export FEC en détail.

Peppol. Le réseau européen d'échange de factures électroniques. Voir Envoyer une facture par Peppol.

Factur-X. Le format de facture électronique franco-allemand, un PDF porteur d'un fichier structuré. Voir Factur-X en France.

EN 16931. La norme européenne de facturation électronique, qui décide des champs obligatoires. Voir La facture électronique et la loi.

CPV. Vocabulaire commun pour les marchés publics : le code qui classe un marché par domaine. Voir Le profil de veille.

TED, BOAMP. Les journaux d'annonces de marchés publics, européen et français. Voir Les sources couvertes.

CODA, OFX. Deux formats de relevé bancaire, belge et international. Voir Les formats bancaires.

RGPD. Règlement général sur la protection des données. Voir Sous-traitance et DPA.

À lire ensuite

Les limites, pour les valeurs chiffrées derrière ces notions.