Les automatismes et leurs horaires
Les cinq tâches planifiées avec leur heure exacte, les numérotations, les calculs et les statuts qui changent seuls.
Mise à jour le 30 juillet 2026
Les cinq tâches planifiées
Les heures sont données en temps universel. En heure d'été belge et française, ajoutez deux heures ; en hiver, une.
| Heure | Tâche | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| 04 h 15, chaque jour | Suppression | Purge définitive des espaces dont la suppression a été demandée il y a plus de 30 jours |
| 04 h 30, chaque jour | Ménage | Supprime les jetons de connexion périmés, et purge les rendez-vous du cabinet au-delà de la durée choisie |
| 05 h 00, chaque jour | Marchés publics | Collecte les nouveaux avis, puis envoie les alertes |
| 06 h 00, chaque jour | Échéances | Envoie le digest des échéances de convention |
| 07 h 00, le lundi | Conformité | Envoie les relances de cotisation, puis le digest de conformité |
Aucune de ces tâches ne se déclenche à la main : il n'y a pas de bouton pour les relancer.
Les numérotations
| Objet | Format | Quand le numéro est attribué |
|---|---|---|
| Facture et note d'honoraires | 2026-001 | À la création du brouillon |
| Reçu de don | DON-2026-014 | Au premier téléchargement du PDF |
| Reçu de cotisation | 2026-007 | Au paiement |
| Attestation fiscale | Préfixe puis trois chiffres | À la génération du lot annuel |
| Communication de campagne | COTIS-2026-XXXX | À la création de la campagne |
La communication de campagne utilise un alphabet qui écarte les caractères confondables : ni O ni 0, ni I ni 1. Un membre qui la recopie à la main sur son virement se trompe moins.
Ce que l'application calcule seule
- Le rapprochement à l'import d'un relevé : montant identique au centime obligatoire, jusqu'à trois jours d'écart, un mot commun d'au moins quatre lettres pour départager. Détail dans Rapprocher les écritures importées.
- Le rapprochement des cotisations : à chaque import, un encaissement dont le libellé contient une communication de campagne et dont le montant tombe juste crée la cotisation et solde la ligne.
- La suggestion de rattachement d'une pièce scannée : jusqu'à dix jours d'écart, cinq propositions au plus.
- Le taux de change : récupéré auprès d'un service public de taux BCE. Le franc congolais n'étant jamais coté, il se saisit à la main.
- L'échéancier d'un emprunt : recalculé à chaque affichage, jamais stocké.
- La répartition des frais communs : quatre clés, avec repli automatique sur les parts égales quand la base est nulle.
- La catégorie comptable belge : bascule en partie double dès que deux des trois critères de taille sont dépassés, avec une alerte à 90 % d'un seuil.
Les statuts qui changent seuls
| Transition | Déclencheur |
|---|---|
| Ligne de campagne : à appeler, appelée, relancée une fois, relancée deux fois | L'envoi puis la tâche du lundi, à 15 puis 30 jours |
| Ligne de campagne vers payée | Le rapprochement d'un virement à l'import |
| Catégorie comptable de l'organisation | La tâche de conformité, au changement de palier |
| Statut Peppol d'une facture | L'accusé du réseau |
| État de l'abonnement | Les événements de paiement |
| Paliers de rappel d'une échéance | La tâche quotidienne |
| Note de frais vers remboursée, plus création d'un don | L'abandon de frais au profit de l'association |
Ce qui se crée à l'inscription
Créer un espace produit sans le moindre clic :
- L'organisation, avec des valeurs par défaut : ASBL, Belgique, comptabilité de trésorerie.
- Votre adhésion, en rôle administrateur.
- Tout le plan comptable du pays choisi.
- Un projet nommé Général, qui portera les frais de structure.
Le détail est dans Créer son espace.
Quand une tâche échoue
À lire ensuite
Les e-mails envoyés par Aurelona, le résultat visible de quatre de ces tâches.