Ventiler une dépense entre plusieurs conventions
Un loyer payé une fois, relevé de trois conventions, sans qu'un seul euro soit déclaré deux fois.
Mise à jour le 29 juillet 2026
Le cas
Un loyer de 1 200 €, une facture, un virement. Trois conventions acceptent d'en prendre une part : 500 €, 400 €, 300 €. Vous ne pouvez ni saisir trois loyers, ce serait mentir sur la trésorerie, ni n'en saisir qu'un et ne justifier qu'un bailleur.
La ventilation découpe la dépense en lignes sans toucher au mouvement d'argent. Une écriture, une sortie de banque, trois décomptes justes.
Où elle se trouve
Sur la fiche de la transaction, tout en bas, section Ventilation.
Tant qu'aucune ligne n'existe, l'écran affiche une seule phrase et un lien :
Aucune ventilation : la transaction compte entièrement pour son projet.
Le lien Ventiler ouvre le tableau.
Le geste
- Ventiler, puis + Ajouter une ligne pour les suivantes.
- Sur chaque ligne : Projet, Convention, Catégorie, Montant (€), Base de répartition. Les quatre premiers sont facultatifs ligne à ligne.
- Le montant se saisit en valeur absolue, sans signe. Le sens vient de la transaction.
- Surveillez le pied de tableau : Total ventilé, puis « Équilibré avec la transaction. » en vert.
- Enregistrer la ventilation.
Capture à produire
ventilation-trois-lignesLa première ligne ajoutée est préremplie avec le solde restant à répartir, ce qui fait tomber la dernière ligne juste sans calcul mental.
Tant qu'un écart subsiste, le pied affiche en rouge : « Écart de 300,00 € avec le montant de la transaction (1 200,00 €). » L'enregistrement est refusé.
La base de répartition
C'est le champ qui sauve un contrôle trois ans plus tard. Texte libre, 300 caractères : 40 % ETP, prorata m², clé de surface 2026.
Il n'est jamais recalculable après coup, et il ressort tel quel dans le PDF du décompte, colonne Clé de répartition. Laissé vide, le PDF écrit à sa place ligne dédiée pour une ligne explicite, projet entier pour une dépense non ventilée.
Le piège à connaître absolument
Le décompte d'une convention rassemble les dépenses de deux sources :
- les lignes de ventilation qui pointent explicitement cette convention ;
- les transactions sans aucune ventilation d'un projet lié à cette seule convention.
Pourquoi le double financement est impossible
Trois règles qui tiennent ensemble :
- une ligne pointe une seule convention ;
- la somme des lignes est exactement le montant de la transaction ;
- une dépense ventilée n'est plus reprise par la règle du projet mono-convention.
Un euro n'appartient donc qu'à une ligne, et une ligne ne connaît qu'un bailleur. Ce n'est pas un contrôle a posteriori, c'est une propriété de structure.
Ce qui bloque l'enregistrement
| Message | Cause |
|---|---|
| La somme des lignes (…) doit égaler le montant de la transaction (…) | L'écart n'a pas été résorbé. |
| Une ligne à zéro n'affecte rien | Un montant nul sur une ligne. Retirez-la. |
| Projet inconnu dans cette organisation (idem convention, catégorie) | Une référence venue d'un autre espace. |
| L'exercice … est clôturé : cette opération est verrouillée. | La ventilation fait partie de l'écriture et subit le même verrou. |
Une ventilation compte au plus 50 lignes, et l'enregistrement demande le rôle trésorier.
Enregistrer repose tout
Il n'y a pas de modification d'une ligne isolée : chaque enregistrement remplace la ventilation entière. Deux conséquences concrètes :
- les identifiants des lignes changent à chaque fois ;
- une pièce justificative rattachée à une ligne précise redevient une pièce de la transaction entière.
Ventilez d'abord, rattachez les pièces ensuite. Le détail du rattachement est dans Joindre un justificatif.
Enregistrer avec zéro ligne supprime la ventilation : le message est « Ventilation supprimée. », et la dépense repart sur son affectation implicite.
Deux libertés assumées
La liste Convention propose toutes les conventions de votre organisation, pas seulement celles du projet choisi sur la ligne. C'est volontaire : une dépense peut relever d'une convention sans que le projet lui soit formellement rattaché, et le décompte la comptera. En contrepartie, rien ne vous prévient d'une imputation exotique.
De même, la saisie ne contrôle ni la période d'éligibilité, ni les catégories éligibles. Une ligne datée hors période ou posée sur un poste non admis s'enregistre sans broncher. Ces deux contrôles se jouent au décompte, où ils sont signalés.
À lire ensuite
Comment ces lignes deviennent un décompte : Le décompte par convention. Le modèle sous-jacent : Transaction, ventilation, affectation.