Lire chaque ligne, comprendre d'où vient chaque euro, et repérer les points d'attention avant que le bailleur ne les trouve.

Où il vit

Sur la fiche de la convention : menu Conventions, puis le nom de la convention. Il n'y a pas d'autre endroit où il se calcule, et c'est voulu : un décompte répond à un bailleur, donc à une convention.

L'onglet Rapports d'un projet ne fait qu'y renvoyer, une ligne par convention du projet, avec un lien PDF à côté.

D'où viennent les dépenses

Deux sources, et une seule règle à retenir de chacune :

Les lignes de ventilation qui pointent explicitement cette convention.
Les transactions sans aucune ventilation d'un projet lié à cette convention et à elle seule.

Un projet lié à deux conventions ou plus ne verse donc rien par la seconde règle. La section Projets liés le signale sur la ligne concernée : « Multi-conventions : seules les ventilations explicites comptent dans le décompte. » Le mécanisme est détaillé dans Ventiler une dépense.

Les dépenses ainsi rassemblées sont ensuite filtrées par la période d'éligibilité de la convention. Ce qui en sort est exclu des totaux et compté à part.

Les points d'attention, à lire en premier

Ce bloc précède les chiffres, et c'est l'ordre utile. Quand tout est propre, une seule ligne le remplace :

Aucun point d'attention : dépenses dans la période, justifiées, imputées explicitement.

Sinon, jusqu'à cinq constats :

Constat	Ce qu'il veut dire
N dépenses hors période d'éligibilité, exclues du décompte	Elles ne comptent nulle part dans les totaux.
N dépenses éligibles sans justificatif	Un lien : il ouvre le journal filtré sur ces dépenses.
N dépenses imputées implicitement	Elles viennent d'un projet mono-convention, sans ligne dédiée. Ce n'est pas une erreur, c'est une information sur la traçabilité.
N dépenses hors catégories éligibles, conservées dans le décompte	Le poste n'est pas dans la liste blanche de la convention. Elles restent comptées.
L'assiette des coûts indirects … n'est pas encore calculée finement	Voir Les coûts indirects.

Capture à produire

convention-points-attention

Le bloc Points d'attention d'une fiche convention : dépenses hors période, dépenses sans justificatif en lien cliquable, dépenses imputées implicitement et dépenses hors catégories éligibles.

Le décompte par poste

Un tableau de trois colonnes : Poste (catégorie), Nb op., Montant. Les postes sont classés du plus lourd au plus léger, et une dépense sans catégorie est regroupée sous Sans catégorie.

Le lien Export PDF, en tête de la section, produit le décompte complet à en-tête de votre organisation.

Les totaux, ligne par ligne

Ligne	Comment elle se calcule
Coûts directs éligibles	Somme des dépenses retenues, en positif.
Coûts indirects forfaitaires	Coûts directs × taux d'indirects. Zéro sans taux.
Total éligible	Directs + indirects.
Part du bailleur	Total éligible × taux de subvention. Non calculée sans taux.
Part propre	Total éligible moins part du bailleur.
Versements reçus du bailleur	Les subsides déjà encaissés, rattachés à la convention.
Solde dû par le bailleur	Part du bailleur moins versements reçus. En rouge s'il est négatif, ce qui signifie que vous avez reçu plus que justifié.
Consommation du montant octroyé	Part du bailleur rapportée au montant octroyé, en pourcentage.

Sans taux de subvention, trois de ces lignes ne peuvent pas exister : la part du bailleur affiche taux non renseigné, la part propre un tiret, le solde à renseigner. Ces mentions sont cliquables et ouvrent le formulaire des termes.

Comment les versements sont reconnus

Ce sont les montants positifs rattachés à la convention, par les mêmes deux chemins que les dépenses. Une nuance sépare pourtant les deux chemins :

une ligne de ventilation positive pointant la convention compte, quelle que soit sa catégorie ;
une transaction positive d'un projet mono-convention ne compte que si sa catégorie est marquée comme subside dans votre plan comptable.

Une catégorie de subside oubliée est la cause la plus fréquente d'un décompte qui annonce zéro versement reçu. La case et ses effets sont décrits dans Saisir une recette.

Le détail des dépenses

La dernière section liste chaque dépense retenue, triée du plus récent au plus ancien, par pages de 50. Le bouton Afficher les 50 suivantes déroule la suite.

Quatre colonnes : Date, Poste, Montant, Pièces. Le poste est un lien vers l'écriture, ce qui permet de corriger sans perdre sa place. La mention hors catégories éligibles apparaît en ambre sur les lignes concernées.

Les montants sont affichés en positif, comme l'indique la note en tête de section, alors qu'une dépense est négative au journal.

La colonne Pièces affiche un nombre, ou aucune. Pour une ligne de ventilation, une pièce compte si elle est attachée à la transaction entière ou à cette ligne précise : une pièce rattachée à une autre ligne ne la justifie pas.

Le PDF

Le bouton Export PDF produit un document titré Décompte de convention, avec le nom de votre organisation et la date de génération, puis :

l'identité de la convention : intitulé, référence, bailleur, période, montant octroyé, taux de subvention, taux d'indirects, projets couverts ;
sept cases de synthèse : coûts directs, coûts indirects, total éligible, part bailleur, part propre, versements reçus, solde à réclamer ;
les dépenses par poste ;
le détail de chaque dépense, avec une colonne Clé de répartition qui reprend la base de répartition saisie à la ventilation, ou ligne dédiée, ou projet entier ;
un pied de page qui récapitule les points d'attention. Un astérisque marque les postes hors catégories éligibles.

Le décompte par convention