Ces conditions encadrent l'abonnement à Aurelona Gestion, le logiciel de gestion et de comptabilité que nous éditons pour les associations et les ASBL. Elles sont écrites pour être comprises par la personne qui tient les comptes d'une association, pas seulement par un juriste. Quand une règle nous est défavorable, elle est écrite quand même.

1. Qui vous vend le service

Le service est vendu et exploité par Aurelona, société par actions simplifiée à associé unique à capital variable, siège social 47 rue Vivienne, 75002 Paris, RCS Paris 108 164 948. L'identité complète de la société figure dans les mentions légales.

Nous écrire : [email protected]. C'est le canal le plus rapide, y compris pour une réclamation. Le siège est une domiciliation : un courrier y est bien reçu, mais réexpédié, ce qui prend quelques jours.

2. Ce que couvrent ces conditions

Elles s'appliquent à toute souscription d'un abonnement à Aurelona Gestion, y compris à l'usage de l'offre gratuite. Elles forment un ensemble avec :

les conditions d'utilisation du service, qui décrivent les règles d'usage au quotidien ;
l'accord de sous-traitance au titre de l'article 28 du RGPD, qui fait partie intégrante du contrat ;
notre politique de confidentialité.

En cas de contradiction entre ces documents, les présentes conditions l'emportent sur les conditions d'utilisation pour tout ce qui touche au prix, à la durée et à la résiliation. L'accord de sous-traitance l'emporte pour tout ce qui touche aux données personnelles.

Les prestations sur devis (création de site, communication, formation, accompagnement) ne sont pas régies par ces conditions mais par le devis signé.

3. À qui le service est vendu

L'abonnement est réservé aux organisations : associations loi 1901, ASBL, ONG, fédérations, réseaux, fiduciaires et entreprises, qui souscrivent pour leurs propres besoins de gestion. Il n'est pas proposé à des particuliers agissant en dehors de toute activité professionnelle ou associative.

La personne qui souscrit déclare avoir le pouvoir d'engager son organisation. C'est l'organisation qui est cliente et redevable du prix, pas la personne physique qui a cliqué.

4. Ce que fait le service, et ce qu'il ne fait pas

Aurelona Gestion est un service en ligne accessible par navigateur, sans installation. Il couvre la comptabilité de trésorerie, le suivi de projets et de conventions multi-bailleurs, les décomptes par convention, les imports bancaires (CODA, CSV, OFX), les états financiers et les exports, la facturation, les justificatifs, les rappels d'échéance et la veille des marchés publics.

Le périmètre est assumé, et il vaut mieux le lire avant de souscrire qu'après :

le service ne tient pas de comptabilité en partie double et ne gère pas la TVA de votre organisation ;
il ne remplace ni un expert-comptable, ni un commissaire aux comptes, ni un conseil juridique ou fiscal ;
il vous aide à produire des états et des dépôts, mais il ne les dépose pas à votre place et n'engage pas leur exactitude, qui dépend de ce que vous saisissez.

Le service évolue : nous ajoutons des fonctions régulièrement. Si une évolution devait restreindre substantiellement ce que vous utilisez, nous vous en informons avant.

5. Les offres

Quatre formules, dont le détail à jour est publié sur la page Gestion :

Gratuit : gratuite, sans limite de durée. Un projet ou une convention, le journal des opérations et les justificatifs, les imports bancaires, les états financiers et les exports. C'est notre version d'essai : elle ne se transforme pas en offre payante toute seule et ne demande aucune carte bancaire.
Association : l'offre courante, mensuelle ou annuelle. Projets et conventions illimités, décomptes par convention et dossier bailleur, facturation, attestations fiscales de dons, campagnes de cotisation et relances, alerte de changement de catégorie comptable.
Pro : tout Association, plus la facturation électronique Peppol, la ventilation d'une dépense sur plusieurs projets, les notes de frais, la lecture automatique des justificatifs, l'export pour le dépôt des comptes, le suivi du temps, le module de cabinet (agenda, honoraires, frais communs) et le support prioritaire.

Le contenu exact de chaque offre est celui affiché sur la page Gestion au jour de votre souscription. Une fonction annoncée comme à venir ne fait pas partie de ce que vous achetez.

6. Le prix

Les tarifs, hors taxes, sont les suivants :

Gratuit : 0 €, sans limite de durée.
Association : 29 € par mois, ou 290 € par an.
Pro : 49 € par mois, ou 490 € par an, comprenant deux comptes de saisie ; chaque compte de saisie supplémentaire est facturé 9 € par mois, ou 90 € par an sur un abonnement annuel.

Ces montants sont ceux affichés sur la page Gestion. Avant tout paiement, un récapitulatif vous indique le montant exact, la périodicité et la date du premier prélèvement : rien ne vous est prélevé avant que vous ne le validiez. Si le récapitulatif affichait un montant supérieur à celui écrit ci-dessus, c'est le montant ci-dessus qui vous est dû.

Consulter ne se facture jamais. Les comptes qui lisent sans saisir (lecteur, auditeur, bénévole) sont gratuits et illimités sur toutes les offres, y compris la gratuite : le président, les vérificateurs aux comptes, le réviseur d'un bailleur et les bénévoles qui déposent une note de frais n'ont aucun effet sur le prix.
Les comptes de saisie ne sont comptés que sur l'offre Pro. Sur les offres Gratuit et Association, ils sont illimités et sans supplément. Sur Pro, deux sont compris ; à partir du troisième, chaque compte est facturé au prix ci-dessus, ajusté au prorata de la période en cours lors de son arrivée, et retiré de la facture dès qu'il est supprimé ou repassé en consultation.
Mensuel ou annuel. L'abonnement annuel est facturé en une fois, à un prix équivalent à dix mois : deux mois sont offerts.
La TVA éventuellement applicable s'ajoute selon le régime d'Aurelona et celui de votre organisation ; le montant total figure au récapitulatif et sur la facture.
Le numéro de TVA intracommunautaire d'Aurelona n'est pas encore attribué par l'administration. Il sera porté sur les factures dès son attribution.
Évolution des tarifs. Nous pouvons faire évoluer nos prix. Une augmentation vous est notifiée par e-mail au moins deux mois avant sa prise d'effet, ne s'applique jamais à une période déjà payée, et vous pouvez résilier sans frais avant qu'elle ne s'applique.

Phase de lancement. Le paiement en ligne n'est pas encore ouvert. D'ici là, l'accès aux fonctions payantes peut être accordé gratuitement sur demande : aucune somme n'est due, aucune carte n'est enregistrée, et le passage à un abonnement payant supposera votre souscription explicite.

7. Le paiement

Le paiement se fait par carte bancaire, par prélèvement automatique à chaque échéance, via notre prestataire Stripe. Vos coordonnées bancaires sont saisies chez Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs. Une facture est émise à chaque échéance et reste disponible depuis votre espace.

Si un paiement échoue, nous vous prévenons et Stripe le retente. Passé ce délai, votre espace bascule sur les fonctions de l'offre gratuite. Trois choses ne se produisent pas : nous ne supprimons pas vos données, nous ne bloquons pas votre export, nous ne vous facturons pas de pénalité de retard sur un abonnement grand public. Vous récupérez l'intégralité des fonctions dès la régularisation.

8. Durée, reconduction et résiliation

L'abonnement est souscrit pour la période choisie, un mois ou un an, et se reconduit tacitement pour une période de même durée, sauf résiliation.

Avant chaque reconduction annuelle, nous vous adressons par e-mail, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite, une information rappelant dans un encadré apparent la date limite de non-reconduction. Si nous manquons à cet envoi, vous pouvez résilier gratuitement à tout moment à compter de la reconduction, et nous remboursons les avances correspondantes dans les trente jours, déduction faite du service effectivement rendu. Le texte de loi qui l'impose est reproduit en fin de page.

Pour résilier, une fonctionnalité gratuite est mise à votre disposition dans l'application, rubrique Abonnement : elle permet de tout faire en ligne, sans nous téléphoner ni écrire une lettre. Vous pouvez aussi nous l'écrire par e-mail. Nous vous confirmons la réception de votre demande et nous vous indiquons par écrit la date de fin du contrat et ses effets.

La résiliation prend effet à la fin de la période en cours, déjà payée : vous gardez l'accès jusque-là. Les périodes entamées ne sont pas remboursées au prorata, sauf dans le cas de l'article 9 et dans celui du défaut d'information ci-dessus.
Résilier n'efface rien. Votre espace repasse sur l'offre gratuite et vos données restent là, exportables. La suppression définitive est une démarche distincte, que vous demandez depuis l'application : l'espace passe alors en lecture seule pendant 30 jours, pendant lesquels vous pouvez encore changer d'avis, puis tout est effacé pour de bon.
Nous pouvons de notre côté suspendre ou résilier un abonnement en cas de manquement grave (fraude, atteinte à la sécurité du service, usage illicite, non-paiement persistant), après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, sauf urgence caractérisée. Même dans ce cas, hors fraude, nous vous laissons exporter vos données.
Si nous décidions d'arrêter le service, nous vous en informerions au moins trois mois à l'avance, nous rembourserions la part d'abonnement payée et non consommée, et l'export resterait disponible pendant toute cette période.

9. Droit de rétractation

Autant l'écrire clairement plutôt que de laisser croire à un droit qui n'existe pas. Le droit de rétractation de quatorze jours du code de la consommation bénéficie aux consommateurs, c'est-à-dire aux personnes physiques qui achètent en dehors de leur activité. Son extension aux professionnels ne vise que les contrats conclus hors établissement, pas une souscription en ligne. Une association ou une entreprise qui souscrit sur ce site n'en bénéficie donc pas de plein droit.

Nous vous l'accordons quand même, contractuellement, parce qu'un logiciel de comptabilité s'évalue à l'usage :

Abonnement annuel : vous pouvez y renoncer dans les quatorze jours suivant la souscription, en nous écrivant. Nous remboursons l'intégralité de la somme versée, sous quatorze jours, sans justification à fournir.
Abonnement mensuel : il est résiliable à tout moment, ce qui rend la question sans objet.
Avant tout cela, l'offre Gratuit est sans limite de durée : c'est le meilleur moyen de vérifier que le service vous convient sans rien engager.

10. Disponibilité, et ce que nous ne garantissons pas

Nous mettons tout en oeuvre pour que le service soit disponible en continu et sauvegardé, en nous appuyant sur des hébergeurs professionnels dont l'infrastructure est située dans l'Union européenne.

À ce jour, aucun engagement chiffré de niveau de service (SLA) n'est souscrit sur les offres en libre-service. Nous préférons l'écrire que de promettre un pourcentage que nous ne mesurons pas encore publiquement. Des interruptions pour maintenance ou incident peuvent survenir ; nous les annonçons quand elles sont programmées.

Nous ne garantissons pas de résultat. Le service est un outil de tenue et de restitution : il ne garantit ni l'obtention d'une subvention, ni l'acceptation de vos comptes par un bailleur, une administration ou un contrôleur, ni l'exactitude de ce que vous y saisissez. Il ne vaut pas conseil comptable, fiscal ou juridique.

11. Vos données restent les vôtres

Les données que votre organisation saisit ou dépose dans son espace lui appartiennent intégralement. Nous n'acquérons aucun droit dessus, au-delà du droit strictement technique de les héberger, de les traiter et de les afficher pour vous fournir le service et pour en assurer la sauvegarde.

Nous ne les vendons pas, nous ne les louons pas, nous ne les communiquons à personne d'autre que les prestataires listés dans notre politique de confidentialité, et nous ne les utilisons pas pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle qui nous appartiendrait.

Le service lui-même, sa marque, son interface, son code et sa documentation restent notre propriété. Votre abonnement vous donne un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pendant sa durée. Il ne vous autorise pas à revendre l'accès, à le mettre à disposition d'un tiers ni à en extraire le contenu pour reconstituer un service concurrent.

12. Réversibilité : partir avec ses données

La réversibilité n'est pas une faveur que nous accorderions au moment du départ. Elle est disponible en permanence, sans nous prévenir et sans surcoût.

Un administrateur peut, à tout moment, exporter l'intégralité de son espace dans une archive : les données, les états comptables et les pièces justificatives déposées.
Les formats sont ouverts et lisibles ailleurs : tableurs, PDF, export FEC pour votre comptable, factures en Factur-X et UBL.
Cet export reste accessible après une résiliation, tant que l'espace n'a pas été supprimé, et pendant les 30 jours de grâce qui suivent une demande de suppression.
Nous vous recommandons d'exporter régulièrement, sans attendre de partir : une sauvegarde chez vous vous appartient et ne dépend de personne.

13. Ce dont vous restez responsable

Votre comptabilité. Exactitude et exhaustivité des écritures, déclarations et dépôts obligatoires, reçus fiscaux, conservation légale des pièces : cela reste à votre organisation, quel que soit l'outil utilisé.
La licéité de vos données. Votre organisation est responsable du traitement des données personnelles qu'elle saisit (membres, donateurs, contacts) : information des personnes, base légale, durée. Nous agissons comme sous-traitant sur vos instructions.
Vos accès. La connexion se fait par lien envoyé par e-mail : la sécurité de votre compte est celle de votre boîte e-mail. Les rôles que vous attribuez dans votre espace, et ce qu'en font vos utilisateurs, relèvent de votre organisation.
Un usage loyal. Pas d'usage illicite, pas de tentative d'atteinte à la sécurité ou à la disponibilité du service, pas de contournement des limites de l'offre souscrite.

14. Responsabilité

Nous sommes responsables de la bonne exécution du service que vous payez, et nous répondons des manquements qui nous sont imputables.

Dans les limites permises par la loi, notre responsabilité ne couvre pas les dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chance, perte d'une subvention, préjudice d'image), ni les conséquences d'une donnée erronée que vous avez saisie, d'un manquement à vos propres obligations légales et comptables, ou d'un usage non conforme du service. Sur l'offre gratuite, le service est fourni en l'état.

Pour les dommages directs, notre responsabilité est plafonnée au total des sommes que votre organisation nous a versées au titre de l'abonnement au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Rien dans ces conditions n'exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut pas l'être légalement, notamment en cas de faute lourde ou dolosive, ni les droits que vous tirez de dispositions impératives protégeant les non-professionnels.

Force majeure. Aucune des parties ne répond d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil. Si un tel événement empêche le service pendant plus de trente jours consécutifs, chacun peut résilier sans indemnité, et nous remboursons la part payée et non consommée.

15. Données personnelles et sous-traitance

Pour les données que votre organisation saisit dans son espace, elle est responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. Cette relation est encadrée par l'accord de sous-traitance conclu au titre de l'article 28 du RGPD, qui fait partie intégrante du contrat et prévoit notamment :

que nous ne traitons vos données que sur vos instructions et pour fournir le service, jamais pour notre compte ;
la confidentialité, les mesures de sécurité en place et l'assistance en cas de violation de données ou de demande d'une personne concernée ;
la liste des sous-traitants ultérieurs auxquels nous recourons, publiée dans notre politique de confidentialité. Vous êtes informé avant l'ajout d'un nouveau sous-traitant et vous pouvez vous y opposer ; si l'objection rend le service impossible à fournir, vous pouvez résilier sans frais et nous remboursons la part non consommée ;
la restitution puis la suppression de vos données au terme du contrat, selon les modalités des articles 8 et 12.

Le traitement de vos propres données de compte et de facturation, pour lequel nous sommes responsables, est décrit dans la politique de confidentialité.

16. Modification de ces conditions

Ces conditions évolueront, notamment quand la grille tarifaire sera figée et quand des engagements de service chiffrés seront souscrits. Toute modification substantielle vous est notifiée par e-mail au moins deux mois avant son entrée en vigueur. Si elle ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans frais avant cette date. La version applicable à un litige est celle en vigueur au jour des faits.

17. Divers

Cession. Nous pouvons transférer le contrat dans le cadre d'une réorganisation ou d'une cession de l'activité, à condition que le repreneur reprenne les mêmes obligations. Vous en êtes informé et pouvez résilier sans frais si cela ne vous convient pas.
Nullité partielle. Si une clause était jugée non valable, les autres resteraient applicables.
Tolérance. Le fait de ne pas invoquer un manquement à un moment donné ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir plus tard.
Preuve. Les enregistrements de nos systèmes, notamment le journal d'audit et les journaux de connexion, font foi entre nous, sauf preuve contraire.

18. Réclamation, droit applicable et juridiction

Avant tout, écrivez-nous à [email protected]. Nous accusons réception sous cinq jours ouvrés et nous cherchons une solution. L'immense majorité des désaccords se règle là.

Ces conditions sont régies par le droit français.

Si votre organisation agit dans le cadre d'une activité professionnelle, tout litige relève de la compétence exclusive du Tribunal des activités économiques de Paris.
Si votre organisation est un non-professionnel, par exemple une association qui souscrit en dehors de toute activité professionnelle, aucune clause ne vous impose de juridiction : les règles légales de compétence s'appliquent, et vous pouvez saisir le tribunal du lieu de votre siège.
Si votre organisation est établie dans un autre État membre de l'Union européenne, notamment en Belgique, les dispositions impératives dont elle bénéficie dans son pays lui restent acquises.

19. Reproduction des textes légaux sur la reconduction et la résiliation

L'article L215-4 du code de la consommation impose de reproduire intégralement les articles suivants dans les contrats auxquels ils s'appliquent. Ils s'appliquent au vôtre : l'article L215-3 les étend aux contrats conclus entre un professionnel et un non-professionnel, ce qu'est une association. Les voici, mot pour mot.

Article L215-1 du code de la consommation

Pour les contrats de prestations de services conclus pour une durée déterminée avec une clause de reconduction tacite, le professionnel prestataire de services informe le consommateur par écrit, par lettre nominative ou courrier électronique dédiés, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de la période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat qu'il a conclu avec une clause de reconduction tacite. Cette information, délivrée dans des termes clairs et compréhensibles, mentionne, dans un encadré apparent, la date limite de non-reconduction.
Lorsque cette information ne lui a pas été adressée conformément aux dispositions du premier alinéa, le consommateur peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la date de reconduction.
Les avances effectuées après la dernière date de reconduction ou, s'agissant des contrats à durée indéterminée, après la date de transformation du contrat initial à durée déterminée, sont dans ce cas remboursées dans un délai de trente jours à compter de la date de résiliation, déduction faite des sommes correspondant, jusqu'à celle-ci, à l'exécution du contrat.
Les dispositions du présent article s'appliquent sans préjudice de celles qui soumettent légalement certains contrats à des règles particulières en ce qui concerne l'information du consommateur.
Par exception au premier alinéa du présent article, pour les contrats de fourniture de service de télévision au sens de l'article 2 de la loi n° 86-1067 du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication et pour les contrats de fourniture de services de médias audiovisuels à la demande, le consommateur peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la première reconduction, dès lors qu'il change de domicile ou que son foyer fiscal évolue.

Article L215-1-1 du code de la consommation

Lorsqu'un contrat a été conclu par voie électronique ou a été conclu par un autre moyen et que le professionnel, au jour de la résiliation par le consommateur, offre au consommateur la possibilité de conclure des contrats par voie électronique, la résiliation est rendue possible selon cette modalité.
A cet effet, le professionnel met à la disposition du consommateur une fonctionnalité gratuite permettant d'accomplir, par voie électronique, la notification et les démarches nécessaires à la résiliation du contrat. Lorsque le consommateur notifie la résiliation du contrat, le professionnel lui confirme la réception de la notification et l'informe, sur un support durable et dans des délais raisonnables, de la date à laquelle le contrat prend fin et des effets de la résiliation.
Un décret fixe notamment les modalités techniques de nature à garantir une identification du consommateur et un accès facile, direct et permanent à la fonctionnalité mentionnée au deuxième alinéa, telles que ses modalités de présentation et d'utilisation. Il détermine les informations devant être fournies par le consommateur.

Article L215-2 du code de la consommation

Les dispositions du présent chapitre, à l'exception de l'article L. 215-1-1, ne sont pas applicables aux exploitants des services d'eau potable et d'assainissement.

Article L215-3 du code de la consommation

Les dispositions du présent chapitre sont également applicables aux contrats conclus entre des professionnels et des non-professionnels.

Article L241-3 du code de la consommation

Lorsque le professionnel n'a pas procédé au remboursement dans les conditions prévues à l'article L. 215-1, les sommes dues sont productives d'intérêts au taux légal.

Conditions générales de vente et d'abonnement