Cette page explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, avec quels prestataires, combien de temps nous les gardons et comment vous gardez la main dessus. Elle est écrite pour être lue par la personne concernée, pas pour cocher une case : nous n'y écrivons que ce que nos systèmes font réellement.

1. Qui est responsable du traitement

Le responsable du traitement est la société Aurelona, société par actions simplifiée à associé unique à capital variable, dont le siège est au 47 rue Vivienne, 75002 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 108 164 948. Le détail de son identité figure dans nos mentions légales.

Pour toute question ou demande relative à vos données : [email protected], ou par courrier à l'adresse du siège. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données : la loi ne nous y oblige pas, et vos demandes sont traitées directement par le président de la société.

2. Deux situations à ne pas confondre

Selon les données dont on parle, notre rôle n'est pas le même. C'est la distinction la plus importante de cette page.

Nous sommes responsables du traitement pour les données de votre visite sur ce site, de vos demandes de contact, et de votre compte utilisateur dans Aurelona Gestion. C'est nous qui décidons pourquoi et comment elles sont utilisées, et c'est l'objet de cette page.
Nous sommes sous-traitants pour les données que votre association saisit dans son espace Aurelona Gestion : ses membres, ses donateurs, ses contacts, ses justificatifs. Là, c'est votre association qui est responsable du traitement, et nous agissons sur ses instructions. Ce volet est encadré par l'accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) accessible sur gestion.aurelona.com/legal/dpa.

Concrètement : si vous êtes membre ou donateur d'une association qui utilise Aurelona Gestion et que vous voulez faire valoir vos droits, adressez-vous d'abord à cette association. Nous l'assistons, mais nous ne décidons pas pour elle.

3. Sur ce site (aurelona.com)

Le formulaire de contact

Vous nous transmettez votre nom, votre e-mail, et si vous le souhaitez votre organisation, votre téléphone et votre message. Ces informations servent uniquement à vous répondre, puis à assurer le suivi de l'échange s'il se prolonge.

Base légale : l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD), et notre intérêt légitime à garder la trace d'un échange commercial en cours.

Un point de transparence : le formulaire n'écrit rien dans une base de données. Votre message part directement par e-mail, vers nos boîtes professionnelles, et il vit ensuite dans ces boîtes comme n'importe quel courriel. Notre fournisseur de messagerie en est donc techniquement destinataire. Vous recevez également une copie de confirmation.

La mesure d'audience

Nous mesurons la fréquentation du site avec Vercel Web Analytics et Vercel Speed Insights, deux outils fournis par notre hébergeur. Ils ne déposent aucun cookie, ne posent aucun identifiant sur votre appareil et ne vous suivent pas d'un site à l'autre. Nous en recevons des compteurs agrégés : pages vues, pays, type d'appareil, vitesse d'affichage. Nous ne pouvons pas isoler votre navigation, et aucune de ces données n'est revendue ni utilisée pour de la publicité.

Quelques liens du site sont associés à un compteur d'événement, du même ordre : il indique par exemple que la documentation a été ouverte depuis le pied de page. Il ne contient rien qui vous identifie.

Base légale : notre intérêt légitime à savoir si le site est utile et rapide.

Les journaux techniques

Comme tout serveur, notre hébergeur enregistre les requêtes qu'il reçoit, ce qui inclut votre adresse IP. Ces journaux servent à faire fonctionner le site, à diagnostiquer une panne et à repousser les abus. Ils ne servent à rien d'autre.

4. Dans Aurelona Gestion

Aurelona Gestion est le logiciel de gestion et de comptabilité que nous éditons pour les associations et les ASBL, à l'adresse gestion.aurelona.com. Sa politique de confidentialité détaillée, y compris les mesures de sécurité, est publiée sur le service lui-même. En résumé :

Votre compte utilisateur

Votre adresse e-mail, votre nom et la date de votre dernière connexion.
Il n'y a pas de mot de passe : vous vous connectez par un lien envoyé par e-mail. Ce lien n'est conservé que sous forme chiffrée, à usage unique et pour quelques minutes, avec l'adresse IP de la demande.
Un journal d'audit enregistre chaque modification comptable : qui, quand, depuis quelle adresse IP, et l'état avant et après. Ce journal ne peut pas être modifié : c'est ce qui rend votre comptabilité défendable devant un contrôleur ou un bailleur.

Bases légales : l'exécution du contrat pour fournir le service et vous authentifier ; l'obligation légale de traçabilité comptable et notre intérêt légitime de sécurité pour le journal d'audit ; notre intérêt légitime pour la prévention des abus.

Nous n'envoyons aucune prospection commerciale depuis le service. Les e-mails qui en partent sont strictement fonctionnels : liens de connexion, rappels d'échéance que vous avez vous-même paramétrés, alertes de veille.

Les données de votre association

Membres, contacts, donateurs, coordonnées bancaires pour le rapprochement des paiements, justificatifs et documents comptables. Nous les hébergeons et les traitons pour votre compte, sur vos instructions, sans jamais les utiliser à nos propres fins. Nous ne les revendons pas, nous ne les cédons pas, nous ne nous en servons pas pour entraîner quoi que ce soit.

La lecture automatique des justificatifs

L'offre Pro propose un scanner : vous déposez la photo d'un ticket ou un PDF de facture, et le montant, la date, le fournisseur et la TVA sont pré-remplis pour vous. Voici exactement ce qui se passe, parce que c'est le point de notre chaîne technique qui mérite le plus de franchise.

Le fichier que vous déposez est transmis en entier à OpenRouter, qui l'adresse au modèle de lecture Google Gemini 2.5 Flash. Un justificatif peut contenir des données personnelles : un nom, une adresse, un numéro de commande. Nous ne les retirons pas avant l'envoi, nous ne pourrions pas les lire à votre place autrement.
Ces deux prestataires sont établis aux États-Unis et nous ne disposons d'aucune garantie d'un traitement dans l'Union européenne pour cette fonction précise. C'est le seul endroit du service où vos documents sortent de l'Union.
Rien ne partant sans une action de votre part : seul un fichier que vous soumettez explicitement au scanner est envoyé. La fonction est facultative et vous pouvez saisir vos justificatifs à la main, avec exactement les mêmes possibilités comptables.
Le résultat brut renvoyé par le modèle est conservé dans votre espace, associé au justificatif, pour ne pas relire deux fois le même document.

Si votre association ne veut aucun transfert hors de l'Union européenne, en particulier si elle traite des données sensibles, n'utilisez pas le scanner et dites-le nous : nous en tiendrons compte dans votre espace.

L'abonnement et le paiement

Si votre organisation souscrit un abonnement payant, la facturation est opérée par Stripe. Nous lui transmettons l'adresse e-mail de la personne qui souscrit et le nom de l'organisation. Les coordonnées bancaires sont saisies chez Stripe, sur ses pages : elles ne transitent jamais par nos serveurs et nous ne les voyons pas. Nous ne conservons de notre côté que des identifiants techniques d'abonnement et son statut.

Base légale : l'exécution du contrat, et l'obligation légale de conservation des pièces comptables pour les factures.

5. Nos sous-traitants, la liste complète

Nous n'énumérons ici que des prestataires réellement branchés. Aucun n'est autorisé à utiliser vos données pour son propre compte.

Vercel (États-Unis) : hébergement du site et de l'application, stockage privé des fichiers déposés, mesure d'audience du site. L'application s'exécute en région de Paris.
Neon (États-Unis) : base de données de l'application, hébergée à Francfort, en Allemagne.
Resend (États-Unis) : envoi des e-mails du site et du service. Notre domaine d'envoi est configuré en région irlandaise.
Stripe (entité européenne établie en Irlande) : abonnements et paiements.
OpenRouter et Google (États-Unis) : uniquement la lecture automatique des justificatifs, décrite plus haut.
Notre fournisseur de messagerie professionnelle, destinataire des e-mails que vous nous envoyez.

Les adresses postales complètes de ces prestataires figurent dans nos mentions légales. Nous ne faisons appel à aucune régie publicitaire, aucun courtier en données, aucun outil de tracking tiers.

Un dernier détail, par souci d'exactitude : les pages d'Aurelona Gestion chargent leurs polices de caractères depuis Google Fonts, et votre adresse IP est transmise à Google lors de ce chargement. En dehors de cela, les pages du service ne chargent aucune ressource tierce.

Les pages de ce site-ci, elles, embarquent leurs polices : elles sont téléchargées au moment de la fabrication du site et servies depuis notre propre domaine, si bien qu'aucune requête ne part vers Google quand vous les consultez. Cela mérite d'être daté, parce que ça n'a pas toujours été vrai : jusqu'au 13 août 2026, la feuille de style de ce site allait chercher deux de ses polices chez Google à chaque page, ce qui transmettait votre adresse IP à Google sans que nous vous l'ayons dit. Ce chargement a été supprimé, et la politique de sécurité que votre navigateur reçoit interdit désormais toute police venue d'un autre domaine que le nôtre.

En dehors de ces prestataires, vos données peuvent être communiquées à une autorité ou à un auxiliaire de justice lorsque la loi nous y oblige, et à nos conseils (comptable, avocat) dans la seule mesure nécessaire.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les données de l'application sont stockées dans l'Union européenne : Francfort pour la base, région de Paris pour l'exécution, Irlande pour les envois d'e-mails. Mais plusieurs de nos prestataires sont des sociétés américaines, et cela suffit à créer des transferts, ne serait-ce que par l'accès de leurs équipes techniques.

Vercel et Resend proposent un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD, assorti des clauses contractuelles types de la Commission européenne, et sont tous deux certifiés au titre du cadre de protection des données UE - États-Unis.
Neon propose également un accord de sous-traitance intégrant les clauses contractuelles types.
Stripe nous contracte via son entité irlandaise, dans l'Union européenne.
OpenRouter et Google, pour la seule lecture des justificatifs, traitent la donnée aux États-Unis. Nous vous le signalons franchement plutôt que de le noyer dans une formule générale, et nous vous donnons le moyen de ne pas utiliser cette fonction.

7. Combien de temps nous gardons vos données

Demande de contact et échanges commerciaux : 3 ans à compter de notre dernier échange, puis suppression.
Compte utilisateur d'Aurelona Gestion : la durée de vie du compte.
Liens de connexion : purge automatique quotidienne. Les liens expirés disparaissent après 24 heures, les liens déjà utilisés après 30 jours, et l'adresse IP de la demande part avec eux.
Journal d'audit comptable : conservé pendant la vie du compte, sur la durée des obligations comptables applicables à votre organisation (10 ans en France, 7 ans en Belgique). Nous ne le purgeons pas en cours de route, et c'est assumé : un journal troué ne prouve plus rien.
Reçus fiscaux émis : 7 ans. Un reçu émis est opposable à l'administration, il ne peut pas être effacé avant ce terme.
Justificatifs et pièces comptables : la durée légale de conservation qui s'impose à votre organisation.
Factures d'abonnement et pièces comptables d'Aurelona : 10 ans, comme l'exige la loi.
Suppression d'un espace : à la demande d'un administrateur, l'espace passe en lecture seule pendant 30 jours, délai pendant lequel la demande reste annulable. Au terme, tout est effacé pour de bon, lignes de base de données et fichiers.
Mesure d'audience du site : conservée sous forme agrégée par notre hébergeur, sans donnée individuelle à supprimer.

8. Comment nous protégeons ces données

Chiffrement des échanges de bout en bout du parcours (HTTPS partout).
Cloisonnement strict par organisation dans Aurelona Gestion : chaque requête est bornée à l'espace de l'utilisateur, et ce cloisonnement est vérifié par des tests automatisés à chaque modification du code.
Fichiers dans un espace privé : la lecture d'une pièce passe par une route authentifiée qui vérifie votre appartenance à l'organisation. Il n'y a aucun lien public devinable.
Aucun mot de passe stocké, puisqu'il n'y en a pas.
Cookie de session protégé (HttpOnly, Secure, SameSite).
Séparation des rôles dans l'application : qui saisit ne valide pas nécessairement.

Aucun système n'est invulnérable. En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes, nous notifions l'autorité de contrôle dans les 72 heures et nous prévenons les organisations concernées.

9. Vos droits, et comment les exercer

Le RGPD vous donne un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que le droit de retirer votre consentement quand un traitement s'y appuie. Voici la manière la plus rapide de les exercer.

Corriger : dans Aurelona Gestion, les données s'éditent directement dans l'application.
Récupérer, emporter : un administrateur peut exporter à tout moment l'intégralité de son espace dans une archive ZIP, données, états comptables et pièces comprises. C'est votre droit à la portabilité, sans avoir à le demander.
Effacer : la suppression de l'espace se demande depuis l'application, avec les 30 jours de grâce décrits plus haut. Limite honnête : les reçus fiscaux émis et le journal d'audit ne peuvent pas être effacés avant la fin des durées légales de conservation.
Pour tout le reste, y compris une demande d'accès : écrivez-nous à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité, uniquement dans la mesure nécessaire.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'autorité de contrôle : la CNIL en France (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris CEDEX 07, cnil.fr) ou l'Autorité de protection des données en Belgique (autoriteprotectiondonnees.be).

10. Cookies

Ce site ne dépose aucun cookie : ni publicitaire, ni de mesure d'audience, ni de réseau social. Notre mesure de fréquentation fonctionne sans cookie et sans identifiant posé sur votre appareil. C'est pour cette raison, et non par négligence, qu'aucune bannière ne vous barre l'écran.

Dans Aurelona Gestion, un seul cookie est déposé : celui qui vous maintient connecté. Il est strictement nécessaire au service, donc dispensé de consentement, et expire au bout de 30 jours.

11. Si cette politique change

Nous la mettons à jour quand nos traitements évoluent, notamment si un prestataire entre ou sort de la liste ci-dessus. La date en tête de page indique la dernière version. En cas de changement substantiel touchant Aurelona Gestion, les administrateurs des organisations sont prévenus par e-mail.

Politique de confidentialité