Les treize champs de la convention, ce que chacun commande en aval, et pourquoi le budget se saisit sur le projet.

D'abord le bailleur

Le formulaire de convention exige un bailleur, et refuse sans lui : « Choisissez un bailleur. »

Créez-le une fois pour toutes depuis le menu Bailleurs, bouton + Nouveau bailleur. Deux champs, Nom et Notes, puis Enregistrer. Un bailleur ne porte aucune coordonnée : ce n'est pas un carnet d'adresses, c'est une clé de regroupement.

Créer la convention

Menu Conventions, bouton Nouvelle convention. Le formulaire s'ouvre en haut de la liste.

Champ	Ce qu'il commande
Intitulé	Obligatoire. C'est le nom sous lequel la convention apparaît partout, y compris dans la ventilation d'une dépense.
Bailleur	Obligatoire. Un seul, jamais deux.
Référence	Le numéro du bailleur. Placeholder : `ex : COCOF-2026-042`.
Statut	Brouillon, Active ou Clôturée. Par défaut Active.
Montant octroyé (€)	Le montant contractuel. Il sert au pourcentage de consommation et borne ce que vous pouvez affecter aux projets.
Devise	Trois lettres, `EUR` par défaut. La devise du rapport exigé par le bailleur.
Taux de change (devise / EUR)	Le taux imposé par la convention. Laissé vide : taux du jour.
Taux de subvention (%)	La part des coûts éligibles que ce bailleur paie. `80` pour 80 %.
Coûts indirects (%)	Le forfait de frais de structure. Voir Les coûts indirects.
Assiette des indirects	Coûts directs, Coûts directs hors sous-traitance ou Frais de personnel.
Éligibilité - début et Éligibilité - fin	Les deux dates qui filtrent le décompte.
Date de signature	Informative.
Notes	Texte libre, 4000 caractères.

Puis Créer la convention. Le message de succès est « Convention créée. »

Capture à produire

convention-formulaire

Le formulaire de convention déplié : Intitulé et Bailleur en tête, puis Référence, Statut, Montant octroyé, Devise et taux de change, taux de subvention, coûts indirects et leur assiette, les deux dates d'éligibilité et la date de signature.

Les refus possibles

Message	Cause
Choisissez un bailleur.	Le champ est resté sur - choisir -.
Montant octroyé invalide.	Le montant n'est pas un nombre positif.
Taux de subvention invalide. / Taux d'indirects invalide. / Taux de change invalide.	Une saisie non numérique. La virgule décimale est acceptée.
La fin d'éligibilité précède le début	Les deux dates sont inversées.
Un taux d'indirects exige son assiette (base de calcul)	Un taux d'indirects supérieur à zéro sans assiette choisie.
Montant octroyé inférieur au total déjà affecté aux projets	À la modification : vous réduisez le montant sous ce qui est déjà réparti.

L'enregistrement demande le rôle trésorier.

Modifier les termes

Deux chemins mènent au même formulaire : le bouton Éditer sur la ligne de la liste, ou le bouton Modifier les termes en haut de la fiche de la convention. Le libellé du bouton d'envoi change (Enregistrer ou Enregistrer les termes), pas le contenu.

Le budget n'est pas sur la convention

C'est le point qui surprend le plus. La convention dit combien un bailleur donne ; le projet dit comment vous prévoyez de dépenser. Le plan budgétaire vit donc sur le projet.

Onglet Paramètres du projet, section Plan budgétaire par poste (optionnel) :

Choisissez un Poste dans la liste de vos catégories.
Renseignez une Année, ou laissez toutes pour une enveloppe qui couvre toute la durée.
Tapez le Montant (€).
Ajouter.

La ligne Total alloué ferme le tableau. Chaque montant et chaque année se corrigent directement dans leur case ; Retirer supprime la ligne. L'écran le dit lui-même : « Le plan est facultatif. La somme des postes peut différer du budget octroyé. »

Ce plan alimente la section Consommation du budget par poste de l'aperçu du projet : une barre par poste, verte sous 90 %, ambre au-delà, rouge en dépassement, et un bloc Dépenses hors plan budgétaire pour les postes dépensés mais non prévus.

Les catégories éligibles

La convention porte, elle, une liste blanche de postes admis. Sur sa fiche, section Catégories éligibles : une case à cocher par catégorie de charge de votre plan comptable, puis Enregistrer.

Le compteur à droite du bouton dit l'état : 3 catégories éligibles, ou Pas de contrôle actif quand la liste est vide.

Une dépense imputée à la convention dans un poste absent de la liste est signalée, jamais retirée : elle reste au décompte, marquée hors catégories éligibles, et c'est vous qui tranchez.

Rattacher les projets

Toujours sur la fiche de la convention, section Projets liés. En bas du tableau : une liste Lier un projet, un champ Montant affecté (€, optionnel), un bouton Lier. La confirmation est « Projet lié à la convention. »

Le montant affecté est la part de l'enveloppe que vous réservez à ce projet. Il est facultatif, et il est contrôlé : la somme des affectations ne peut pas dépasser le montant octroyé.

L'affectation dépasse le montant octroyé de la convention.

Lier deux fois le même projet est refusé par « Ce projet est déjà lié à cette convention ». Le bouton Délier, en bout de ligne, demande « Délier le projet « X » de cette convention ? ».

Enregistrer une convention et son budget