La file de validation : qui y dépose, qui y tranche, ce qu'approuver écrit dans la comptabilité, et ce que l'écran ne dit pas.

À quoi sert cette file

Une association a souvent plus de gens qui dépensent que de gens qui tiennent les comptes. La file de validation répond à cela : le rôle Saisie peut proposer une dépense, il ne peut pas l'écrire. Un trésorier tranche ensuite.

L'écran est dans Comptabilité › Validation (/admin/validation). Son titre est Validation des dépenses, et il annonce lui-même sa règle :

Les dépenses proposées par les membres n'entrent dans la comptabilité qu'une fois approuvées ici.

Qui fait quoi

Action	Rôle minimum
Proposer une dépense	Saisie
Voir la file	Lecteur
Approuver ou refuser	Trésorier

Un trésorier et un administrateur n'utilisent pas la file pour eux-mêmes : leur saisie va directement dans la comptabilité. Ils n'y viennent que pour trancher ce que d'autres ont déposé.

Côté proposant

Le geste est celui du formulaire rapide, décrit dans Saisir une dépense. Un bandeau prévient avant l'envoi :

Ton rôle ne permet pas d'écrire directement dans la comptabilité : cette opération sera proposée au trésorier pour validation.

À l'envoi, le message est « Dépense proposée : en attente de validation par le trésorier. »

Côté trésorier

Capture à produire

validation-file

L'écran Validation des dépenses : une carte par proposition en attente, avec sa description, son montant, son auteur, le sélecteur de compte bancaire, et les boutons Approuver et Refuser.

Chaque proposition en attente affiche sa description, son montant, sa date, et la mention · proposée par suivie de l'adresse e-mail de l'auteur. Un sélecteur Compte bancaire : - permet de désigner le compte débité au moment d'approuver.

Deux boutons :

Approuver, qui demande confirmation : « Approuver la dépense "Achat de fournitures" (42,50 EUR) ? Une transaction sera créée dans le journal. » Le message de fin est « Dépense approuvée : transaction créée. »
Refuser, qui demande un motif dans une petite fenêtre du navigateur : « Motif du refus pour "Achat de fournitures" : ». Un motif vide annule le refus, sans rien dire.

Quand la file est vide : « Aucune dépense en attente. »

Sous la file, une section Dernières décisions garde les vingt dernières propositions traitées, avec l'étiquette Approuvée ou Refusée et, pour une approbation, un lien Ouvrir vers la transaction créée. Le motif d'un refus s'affiche en infobulle sur l'étiquette.

Ce qu'approuver écrit exactement

Une transaction, avec le montant en négatif, la qualification Charge, la date et la description de la proposition, le compte bancaire choisi, et une note automatique : Créée via validation de dépense proposée.

Ce que l'approbation n'écrit pas : ni projet, ni catégorie, ni contact. La transaction créée est à compléter ensuite depuis le journal, via Ouvrir.

Ce que l'écran ne vous dit pas

Une proposition peut aussi arriver sans auteur humain : une facture fournisseur reçue par le réseau Peppol atterrit dans la même file. Elle apparaît alors sans la mention « proposée par », et rien ne signale son origine.

Ce qui peut bloquer une décision

Message	Cause
Cette proposition a déjà été traitée.	Quelqu'un d'autre a tranché entre-temps.
Proposition introuvable.	La proposition n'existe plus.
L'exercice 2025 est clôturé : cette opération est verrouillée. Rouvre l'exercice pour corriger.	La date de la proposition tombe dans une année close. Rouvrez l'exercice, ou changez d'approche.

Ce qui n'existe pas

Aucune file de validation pour les lignes de relevé importées. Un import crée les transactions directement, sans passer par ici. Voir Importer un relevé bancaire.
Aucun statut sur les transactions. Une écriture n'est ni brouillon, ni en attente, ni validée : elle existe ou elle n'existe pas. La file de validation vit dans une table à part, en amont de la comptabilité.
Aucune notification. Ni le trésorier au dépôt d'une proposition, ni le proposant à la décision ne reçoivent d'e-mail. Le compteur « Dépenses en attente de validation » du bloc À traiter de l'accueil est le seul rappel.

Valider les écritures proposées