Ce qui rend une dépense justifiée, comment l'application signale celles qui ne le sont pas, et ce qui se passe le jour du contrôle.

Ce qu'est une pièce dans le produit

Un justificatif est un fichier attaché à une transaction : la facture, le ticket, le contrat, le relevé. Une transaction peut en porter plusieurs, et il n'y a pas de limite au nombre.

Une pièce peut aussi être rattachée à une ligne de ventilation précise plutôt qu'à la transaction entière. C'est utile quand une dépense unique est justifiée par plusieurs documents, un par bailleur.

	Ce qui est accepté
Formats	PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC
Taille	10 Mo par fichier
Rôle minimum	Saisie

Un fichier trop lourd est refusé par « Fichier > 10 MB », un format non prévu par « MIME non autorisé ». Le contrôle est fait deux fois : dans le navigateur pour la réponse immédiate, sur le serveur pour la vérité.

Où sont stockés les fichiers

Dans un stockage privé, sous un chemin qui commence toujours par l'identifiant de votre organisation. L'adresse du fichier n'est jamais exposée : elle renverrait une erreur si elle l'était. Chaque consultation passe par une route de l'application qui vérifie d'abord que vous êtes membre de l'organisation propriétaire.

Conséquence utile : un lien de pièce copié-collé dans un e-mail ne fonctionne pour personne d'autre que les membres de l'espace.

Comment l'application signale une dépense injustifiée

Une dépense (montant négatif) sans aucune pièce est signalée en quatre endroits, tous cliquables :

Dans le journal, colonne « J. » : un point orange avec un point d'exclamation, infobulle « Dépense sans justificatif ».
Dans les filtres du journal : une case Dépenses sans justificatif qui isole la liste.
Sur l'accueil, dans le bloc « À traiter » : « Dépenses sans justificatif », avec le compteur.
Sur le décompte d'une convention et sur l'aperçu d'un projet : « n dépenses sans justificatif », en lien vers le journal déjà filtré.

Une recette sans pièce n'est jamais signalée : ce n'est pas ce qu'un bailleur contrôle.

Ce qui se passe au moment du dossier bailleur

Le dossier bailleur assemble un ZIP : le décompte en PDF, les pièces renommées et numérotées dans l'ordre des dépenses (piece-01, piece-02, et piece-01b quand une dépense en porte plusieurs), une synthèse par poste, et un fichier pieces-manquantes.txt.

Une pièce ne se supprime jamais vraiment

Le bouton de suppression archive le justificatif : il disparaît de la transaction, et réapparaît dans les Archives, restaurable. La suppression définitive est désactivée dans le produit, sans exception et sans écran caché : un justificatif archivé reste en base et son fichier reste accessible par son lien d'origine, pour la traçabilité comptable.

Chaque dépôt et chaque archivage est écrit au journal d'audit, avec l'auteur et l'horodatage.

La règle pratique

Joignez la pièce au moment de la saisie, pas le jour du rapport. Le coût est de dix secondes sur le moment et d'une demi-journée six mois plus tard, quand il faut retrouver quarante factures dont on ne sait plus lesquelles manquent.

Justificatif et pièce