Projet, convention, bailleur

Les trois mots, en une phrase chacun

Un bailleur est celui qui donne l'argent : une administration, une fondation, une commune, un programme européen. Il ne finance rien directement, il signe des conventions.

Une convention est l'engagement signé avec un bailleur : un montant, une période, un objet, des règles de justification. C'est l'unité qui compte pour la justification, parce que c'est elle qui sera contrôlée.

Un projet est ce que vous faites : une action, un programme, un service. Il a une durée, un responsable, des tâches, des dépenses.

La règle qui relie les trois : un bailleur signe une convention, une convention finance un projet, et un projet peut être financé par plusieurs conventions.

Pourquoi trois notions et pas une

La tentation est de tout mettre dans un seul objet, la « subvention », et de s'arrêter là. Elle tient tant que l'association a un financeur. Elle casse au deuxième.

Le cas qui casse tout est banal : le loyer. Un local unique, une facture unique, payée une fois. Mais trois conventions acceptent d'en prendre une part, chacune avec ses propres règles et sa propre période. Il faut donc pouvoir dire qu'une même dépense relève de plusieurs conventions, à hauteur d'un montant par convention. C'est possible parce que la convention est un objet à part, distinct du projet et distinct du bailleur.

Séparer les trois donne aussi trois lectures utiles :

Ce que porte chaque objet

Le bailleur est volontairement pauvre : un Nom et des Notes, rien d'autre. Ni budget, ni période, ni coordonnées postales. Il ne sert qu'à regrouper des conventions et à lire votre dépendance à ce financeur.

La convention porte tout ce qui contraint. Son formulaire, dans l'ordre : Intitulé, Bailleur, Référence, Statut (Brouillon, Active, Clôturée), Montant octroyé (€), Devise et Taux de change (devise / EUR) quand le bailleur impose sa monnaie de rapport, Taux de subvention (%), Coûts indirects (%) et Assiette des indirects, Éligibilité - début, Éligibilité - fin, Date de signature, Notes.

S'y ajoutent, hors formulaire principal, ses échéances de rapport et sa liste de catégories éligibles. Cette liste laissée vide signifie « aucun contrôle » ; remplie, une dépense imputée à la convention dans une catégorie absente de la liste est signalée au décompte, jamais retirée en silence.

Le projet porte l'activité : période, responsable, tâches, documents, les dépenses qui lui sont affectées, et son plan budgétaire, une ligne par catégorie avec son montant alloué, éventuellement par année.

Les relations, dans les deux sens

Un projet peut être rattaché à plusieurs conventions, et une convention peut financer plusieurs projets. C'est une relation de plusieurs à plusieurs, assumée comme telle : un programme financé à la fois par une commune et par une fondation est le cas ordinaire, pas l'exception.

Une convention n'appartient qu'à un seul bailleur. Un cofinancement n'est pas une convention à deux bailleurs, ce sont deux conventions : chacune a ses règles, ses dates et son rapport, et les confondre rend la justification impossible.

Les erreurs de modélisation les plus fréquentes

1. Créer un projet par convention. Vous perdez la vue « combien ce projet coûte-t-il vraiment ». Créez le projet une fois, rattachez-lui les conventions.
2. Créer un bailleur par convention. Vous perdez la vue par financeur, et le carnet d'adresses se remplit de doublons.
3. Repousser l'enregistrement de la convention. Sans période d'éligibilité ni budget enregistrés, aucun contrôle ne peut jouer : les dépenses entrent, et le dépassement se découvre au moment du rapport.
4. Traiter une promesse de financement comme une convention signée. Enregistrez-la quand elle est signée. Le montant octroyé est une donnée contractuelle, pas une prévision.

À lire ensuite

Les règles de droit qui s'appliquent à votre organisation dépendent de son pays : le tableau complet est dans Belgique ou France : ce qui change.

Si l'espace vient d'être créé, la mise en route pas à pas est dans Les dix premières minutes.