Transaction, ventilation, affectation

La transaction

Une transaction est un mouvement d'argent : une date, un montant, une communication, éventuellement un compte bancaire, un projet, une catégorie et un contact.

Le montant porte son sens dans son signe : négatif pour une dépense, positif pour une recette. Il n'y a pas de colonne débit et de colonne crédit, il y a un nombre signé, en centimes entiers.

La ventilation

Une transaction seule dit combien a été payé. Elle ne dit pas pour le compte de qui. La ventilation répond à cette question : elle découpe le montant en lignes, chacune portant

• un projet,
• une convention,
• une catégorie,
• un montant,
• une base de répartition, en texte libre.

Les quatre premiers champs sont facultatifs ligne par ligne. La base de répartition est le pourquoi de la clé retenue : « 40 % ETP », « prorata m² ». Elle n'est jamais recalculable après coup, et c'est exactement ce qu'un contrôleur demandera trois ans plus tard.

Les trois règles qui ne se négocient pas

1. La somme des lignes égale exactement le montant de la transaction. Pas « au plus », pas « environ » : à l'euro près. Tant qu'un écart subsiste, l'écran l'affiche en rouge et l'enregistrement est refusé.
2. Chaque ligne porte le même sens que la transaction. On ne cache pas une recette dans la ventilation d'une dépense.
3. Une ligne pointe une seule convention. C'est ce qui rend le double financement structurellement impossible : un euro n'est déclaré qu'une fois, parce qu'il n'appartient qu'à une ligne, et que la ligne ne connaît qu'un bailleur.

Une ventilation compte au plus 50 lignes, et une ligne à zéro est refusée : elle n'affecte rien.

L'affectation implicite

Ne pas ventiler est un choix valide, et c'est le cas courant. Sans aucune ligne, la transaction compte entièrement pour le projet et la catégorie qu'elle porte elle-même. Les décomptes et les budgets lisent alors cette affectation implicite exactement comme ils liraient une ligne unique.

Conséquence : une association qui n'a qu'un financeur n'a jamais à ouvrir l'écran de ventilation. La fonction n'est pas un passage obligé, c'est une réponse à un cas précis.

Ce que la ventilation remplace, et ce qu'elle ne remplace pas

Enregistrer une ventilation remplace la précédente en entier. Il n'y a pas de modification d'une ligne isolée : on repose l'ensemble. C'est ce qui rend l'invariant « somme = montant » trivial à garantir et le journal d'audit lisible.

Deux effets à connaître :

• les identifiants des lignes changent à chaque enregistrement ;
• une pièce justificative rattachée à une ligne précise redevient une pièce de la transaction entière.

Le cas qui justifie tout le mécanisme

Un loyer de 1 200 €, payé une fois, en une seule fois. Trois conventions acceptent d'en prendre une part : 500 € pour l'une, 400 € pour l'autre, 300 € pour la troisième. Une seule dépense au journal, une seule sortie de banque, trois lignes de ventilation, trois décomptes justes, et aucun euro compté deux fois.

Sans ventilation, il faudrait saisir trois dépenses de loyer, donc mentir sur la trésorerie, ou n'en saisir qu'une, donc ne pouvoir justifier qu'un seul bailleur.

Ce qui bloque une ventilation

• Un écart entre le total des lignes et le montant.
• Une ligne de sens contraire à la transaction.
• Un projet, une convention ou une catégorie qui n'appartient pas à votre organisation.
• Une transaction datée dans un exercice clôturé : la ventilation fait partie de l'écriture et subit le même verrou, décrit dans Exercice comptable et clôture.

À lire ensuite

Le vocabulaire des projets et des conventions est dans Projet, convention, bailleur. Le lien entre une catégorie de saisie et un compte est dans Catégories et comptes.