Échéances de rapport et rappels

Où elles se posent

Sur le projet, pas sur la convention : onglet Paramètres, section Échéances de rapport.

C'est contre-intuitif si vous venez d'enregistrer la convention, mais c'est là. Un projet financé par deux conventions porte donc les échéances des deux, distinguées par leur libellé.

Capture à produire

projet-echeances

La création et la suppression demandent le rôle trésorier.

Les quatre endroits où elles se voient

Sur l'aperçu du projet, en alerte, dès qu'une échéance non faite est proche ou dépassée :

Échéance dépassée : "Rapport final COCOF" (2026-06-30)

en rouge, ou en ambre quand elle est à trente jours ou moins :

Échéance dans 12 j : "Rapport intermédiaire" (2026-08-10)

Dans le widget Prochaines échéances, en bas de la liste des Projets. Chaque ligne porte la date, le libellé, le nom du projet, et une pastille : En retard (14 j) en rouge, Dans 12 j en ambre, À venir en gris. Le clic ouvre le projet.

Dans le calendrier, où chaque jour porteur d'une échéance reçoit une pastille : rose pâle si elle est à venir, rouge si sa date est passée, grise et barrée si elle est faite. Le calendrier de l'accueil en donne l'aperçu du mois, le menu Calendrier le détail. Une échéance cochée Fait y reste visible, contrairement aux deux endroits précédents. Voir Le calendrier des échéances.

Dans un e-mail, décrit ci-dessous.

Seules les échéances non faites alimentent les alertes du projet, le widget et les rappels. Cocher la case Fait les en retire toutes en même temps, et barre la ligne dans le tableau.

Les rappels par e-mail

Un traitement quotidien examine les échéances non faites et envoie un seul message par organisation, regroupant tout ce qui est dû.

Trois paliers : J-30, J-7 et le jour J. Un palier ne déclenche qu'un seul e-mail, jamais deux.

Si plusieurs paliers deviennent dus d'un coup, parce que l'échéance a été créée tard ou que le traitement n'a pas tourné pendant quelques jours, un seul message part, celui du palier le plus proche de l'échéance ; les paliers plus larges sont consommés sans envoi. C'est ce qui évite trois e-mails d'affilée pour la même date.

Passé sept jours de retard, plus rien ne part. Les alertes à l'écran prennent le relais, et elles, ne s'éteignent pas.

Qui le reçoit

Tous les membres de l'organisation, sans distinction de rôle. Il n'y a pas de destinataire à désigner, pas de responsable d'échéance, pas de réglage individuel.

Le message a pour objet « Aurelona Gestion : 2 échéance(s) de convention à surveiller » et liste, pour chaque échéance, son libellé, son type, sa date, le délai restant, le projet, et un lien gérer qui ouvre directement les paramètres du projet. Il se termine par : « Cet e-mail est envoyé automatiquement (rappels J-30, J-7 et jour J). »

Comment le couper

Relier une tâche à une échéance

Dans le panneau d'édition d'une tâche du kanban, un champ Liée à une échéance de convention propose les échéances du projet, sous la forme 2026-08-10 : Rapport intermédiaire.

La carte porte alors une petite étiquette avec le libellé de l'échéance, qui renvoie aux paramètres du projet. Le champ n'apparaît que si le projet a au moins une échéance.

C'est le seul lien entre les deux mécaniques : cocher une tâche Fait ne coche pas l'échéance, et inversement.

À lire ensuite

Les tâches qui préparent le rapport se suivent dans Le kanban des tâches. Le rapport lui-même se prépare depuis Le décompte par convention.