Joindre un justificatif

Le piège à connaître avant tout

La zone de dépôt des pièces n'apparaît pas sur une transaction ouverte en lecture. Vous verrez seulement, sous le titre Pièces justificatives, la phrase :

Aucune pièce. Cliquez sur « Modifier » pour en ajouter.

C'est exactement la marche à suivre : le bouton Modifier, en haut à droite de la fiche, fait apparaître la zone de dépôt en même temps que le formulaire d'édition. Vous n'avez rien d'autre à modifier pour autant.

Le geste

Capture à produire

journal-pieces-justificatives

Chaque fichier apparaît dans une liste, avec son nom, sa taille en Ko et son état : Envoi... pendant le transfert, OK quand c'est fini, Erreur: suivi du motif si le fichier est refusé.

Ce qui est accepté

Le message de la zone le rappelle : « Glissez-déposez des fichiers (PDF/JPG/PNG/WEBP/HEIC, 10 MB max) ».

Deux refus possibles, écrits en rouge sur la ligne du fichier :

• Fichier > 10 MB ;
• MIME non autorisé: suivi du type détecté.

Un fichier refusé n'est pas envoyé et reste en erreur dans la liste. Il n'y a pas de bouton pour réessayer : refaites la sélection.

Attacher une pièce à une ligne de ventilation

Quand la transaction porte déjà une ventilation, une liste déroulante Pièce pour apparaît au-dessus de la zone de dépôt. Son premier choix est Toute la transaction ; les suivants désignent chaque ligne, sous la forme Ligne 1 · Personnel · 500,00 €.

C'est le mécanisme à utiliser quand une dépense unique est justifiée par plusieurs documents, un par bailleur : chaque pièce répond alors à la part qui la concerne.

Il faut par ailleurs sortir du mode édition pour voir et modifier la ventilation, puis y revenir pour déposer les pièces : la section Ventilation ne s'affiche qu'en lecture, la zone de dépôt qu'en édition.

Depuis un téléphone

Deux réponses, et elles ne sont pas équivalentes.

La zone de dépôt d'une transaction ouvre le sélecteur de fichiers de votre téléphone. Le système vous proposera peut-être d'y prendre une photo, mais l'application ne le demande pas.

L'écran Scanner une pièce, lui, ouvre directement l'appareil photo. Il lit le ticket et vous propose l'écriture correspondante. C'est un écran séparé, réservé au Plan Pro, et il n'accepte qu'un seul fichier à la fois.

Retirer une pièce

Le bouton Retirer, en face de chaque pièce et visible en mode édition seulement, demande confirmation par « Retirer cette pièce ? ».

Ce bouton archive, il ne détruit pas. La suppression définitive est désactivée dans le produit, sans écran caché : le fichier reste en base et reste servi par son lien d'origine, pour la traçabilité comptable. Le détail est dans Justificatif et pièce.

Où vont les fichiers

Dans un stockage privé, sous un chemin qui commence toujours par l'identifiant de votre organisation. L'adresse directe du fichier ne fonctionne pour personne : chaque consultation passe par une route de l'application qui vérifie d'abord votre appartenance à l'organisation propriétaire.

Un lien de pièce copié-collé dans un e-mail est donc inutilisable en dehors de votre espace.

Une clôture d'exercice ne bloque pas les pièces

Le verrou d'un exercice clôturé porte sur les écritures : création, modification, archivage. Il ne porte pas sur les justificatifs. Vous pouvez donc encore joindre la facture manquante d'une dépense de l'an dernier sans rouvrir l'exercice.

C'est délibéré : compléter un dossier n'est pas modifier une écriture.

À lire ensuite

Ce que l'application fait des dépenses sans pièce, et comment elle les signale en quatre endroits, est dans Justificatif et pièce.