Rapporter un projet dans les rubriques du financeur (A.1 Employees, C.1 Travel…) plutôt que dans les libellés de votre plan comptable.

Le problème qu'ils résolvent

Votre plan comptable range les dépenses comme la comptabilité les voit : 6200 Salaires, 6250 Déplacements. La Commission européenne, elle, attend ses propres rubriques : A.1 Employees, C.1 Travel and subsistence, B Subcontracting costs.

Ce sont les mêmes écritures. Sans table de passage, vous les ressaisissez dans un tableur à chaque rapport, et vous recommencez au rapport suivant.

Un référentiel bailleur est cette table de passage : une grille de rubriques, et l'indication de quel compte tombe dans laquelle. Vous la remplissez une fois, elle sert à tous les projets qui la partagent.

Où ils vivent

Menu Paramètres, puis Référentiels bailleur. La liste montre les grilles disponibles avec, pour chacune, le nombre de rubriques, le nombre de comptes déjà rangés et le nombre de projets rattachés.

La colonne Comptes rangés affiche « à rattacher » tant qu'aucun compte n'est rangé : c'est le seul chiffre qui dit s'il reste du travail avant de pouvoir sortir un rapport.

La grille Horizon Europe, livrée d'office

Une grille porte la mention livrée : elle vient d'Aurelona, elle est vérifiée sur le texte officiel du bailleur, et elle se met à jour toute seule quand ce texte change.

Celle d'Horizon Europe suit le modèle de convention HE MGA Multi & Mono, version 1.2 du 01/04/2024 (fiche de données point 3, option 1, et article 6.2). Ses libellés sont recopiés du texte, en anglais, et non traduits : votre rapport se relit à côté de la convention.

Code	Rubrique	Nature
A	Personnel costs	Titre
A.1 à A.4	Employees, Natural persons under direct contract, Seconded persons, SME owners	Rubriques
B	Subcontracting costs	Rubrique, hors assiette
C	Purchase costs	Titre
C.1 à C.3	Travel and subsistence, Equipment, Other goods, works and services	Rubriques
D	Other cost categories	Titre
D.1	Financial support to third parties	Rubrique, optionnelle, hors assiette
D.2	Internally invoiced goods and services	Rubrique
D.3, D.4	Transnational access, Virtual access to research infrastructure	Rubriques, optionnelles
E	Indirect costs	Forfait 25 %

Trois particularités du modèle, tenues telles quelles :

Il n'y a pas de A.5. La numérotation du texte saute de A.4 à A.6.
A.6 n'est pas dans la grille. « Personnel unit cost » n'est pas une nature de dépense mais une façon de financer les mêmes coûts que A.1 à A.4 : en faire une rubrique ferait compter la masse salariale deux fois.
D.1, D.3 et D.4 sont entre crochets dans le modèle : elles n'existent que si votre appel les a retenues. Elles sont livrées présentes et marquées optionnelles, à masquer si votre convention ne les prévoit pas.

Ce que « hors assiette » veut dire, et pourquoi ça compte

L'article 6.2 accorde un forfait de frais indirects de 25 % des coûts directs éligibles, sauf la sous-traitance (B) et le soutien financier à des tiers (D.1).

Un exemple chiffré, parce que l'écart est concret :

Personnel (A.1)        100 000 €
Sous-traitance (B)      40 000 €
Déplacements (C.1)      10 000 €
                       ---------
Total des dépenses     150 000 €

Frais indirects (E) = 25 % × (100 000 + 10 000) = 27 500 €

Et non 25 % × 150 000 = 37 500 €. Un forfait calculé sur le total surfacture de 10 000 €, et une demande surfacturée revient corrigée.

C'est ce que porte la marque hors assiette sur une rubrique. Posée sur un titre, elle descend sur toute sa branche : sortir « Purchase costs » de l'assiette en sort C.1, C.2 et C.3, et la rubrique C.4 qu'un futur modèle ajouterait.

Ranger vos comptes dans une grille

Ouvrez la grille. Sur une rubrique, le bouton Rattacher déroule la liste de vos comptes non encore rangés ; choisissez-en un.

Trois règles s'appliquent, et l'écran les fait respecter :

Règle	Message si vous l'enfreignez
Un titre ne reçoit pas de compte	« Un titre ne reçoit pas de compte : rattachez à l'une de ses rubriques. »
Un forfait ne reçoit pas de compte	« Une rubrique calculée ne reçoit pas de compte : son montant est un forfait. »
Un compte ne tombe que dans une rubrique par grille	Aucun message : le rattachement déplace le compte au lieu de le dédoubler.

La troisième est celle qui garantit qu'un montant n'est jamais compté deux fois dans le rapport.

Pour détacher un compte, cliquez sur sa puce sous la rubrique.

L'encart des comptes sans rubrique

Tant qu'un compte n'est rangé nulle part, un encart le rappelle en haut de la grille. Ce n'est pas une erreur bloquante : les dépenses de ces comptes apparaîtront dans une ligne Non affecté du rapport, visibles et chiffrées.

C'est voulu. Un oubli de paramétrage doit se voir dans le rapport, jamais fausser le total en silence.

Adapter une grille livrée

Une grille livrée ne se modifie pas : ses rubriques suivent le texte officiel, et une rubrique fausse s'y propagerait à tous les utilisateurs.

Le bouton Dupliquer en fait une copie qui vous appartient, hiérarchie comprise. Vous pouvez alors ajouter, renommer et supprimer des rubriques à votre guise. Les rattachements de comptes ne suivent pas la copie : ils pointaient les rubriques de l'originale.

Créer votre propre grille

Le bouton + Nouvelle grille en crée une vide. Chaque rubrique se saisit avec :

Champ	Ce qu'il décide
Code	Ce que le bailleur écrit : `C.1`, `1.2.3`, `Poste A`
Libellé	Recopiez celui de la convention, ne le traduisez pas
Nature	Titre (somme ses rubriques), Rubrique (reçoit les comptes), Forfait (montant calculé)
Sous le titre	Le titre qui la coiffe, ou aucun
Ordre d'affichage	À codes égaux, l'ordre du modèle du bailleur
Taux du forfait (%)	Uniquement pour un forfait : `25` pour 25 %
Optionnelle	Masquable si votre convention ne la prévoit pas
Hors assiette des forfaits	La rubrique et sa branche sortent de l'assiette

Un forfait sans taux est refusé : « Une rubrique calculée exige son taux ». Une rubrique qui afficherait 0 € se lirait comme un projet sans frais indirects, alors que c'est un paramétrage inachevé.

Rattacher la grille à un projet

Onglet Paramètres du projet, section Référentiel bailleur : une liste déroulante, et c'est tout. - aucune - rend le projet à son affichage habituel par catégories comptables.

Lire le projet dans les rubriques

Onglet Rapports du projet, section Rubriques du bailleur. Le tableau reprend la grille dans l'ordre du modèle, avec pour chaque ligne le nombre d'écritures et le montant, titres cumulés.

Trois lignes de bas de tableau :

Ligne	Ce qu'elle contient
Total des dépenses	Ce que le projet a réellement dépensé. Il retombe toujours sur la somme des rubriques, « Non affecté » compris.
Forfaits	Les rubriques calculées. Elles ne consomment aucune dépense réelle.
Total à présenter	Les deux additionnés : ce que vous demandez au bailleur.

Si le total des rubriques ne retombe pas sur celui des dépenses, un avertissement rouge s'affiche et vous demande de ne pas remettre le tableau. Ce n'est pas un défaut de paramétrage : c'est un défaut de calcul, et il doit être signalé.

Ce que les référentiels ne font pas

Ils ne remplacent pas le décompte par convention, qui reste la pièce remise au bailleur avec ses justificatifs. Voir Le décompte par convention.
Ils ne remplacent pas non plus le taux de coûts indirects porté par la convention elle-même. Voir Les coûts indirects forfaitaires. Un référentiel range les dépenses ; une convention fixe les termes du financement.
Ils ne modifient aucune écriture : ce sont vos dépenses, lues autrement.

Sur mobile

Tout est là : les grilles se lisent, se créent, se dupliquent et se règlent depuis le téléphone, rubrique par rubrique et compte par compte. Le tableau du projet aussi, forfait et ligne « Non affecté » compris.

Deux choses s'y passent autrement, et pour la même raison : un écran de téléphone n'a pas la place d'un tableau.

Les grilles se trouvent dans Paramètres > Référentiels bailleur, comme au bureau.
Le choix de la grille d'un projet est posé sur le tableau lui-même, dans l'onglet Rapports, et non dans les réglages du projet. Le choix est à côté de ce qu'il commande, et son effet est immédiat.

Les référentiels bailleur