Les deux formulaires de saisie, le rapide et le complet, et ce que chaque champ commande en aval.

Deux formulaires, deux usages

Il n'existe pas un écran de saisie mais deux, et ils ne servent pas au même moment.

	Formulaire rapide	Formulaire complet
Où	Sur un projet, et sur Gestion courante	Journal › + Nouvelle transaction
Combien de champs	5	Une vingtaine
Pour quoi	Une dépense ordinaire, saisie en dix secondes	Une opération qui sort de l'ordinaire : devise, emprunt, défraiement, contrepartie détaillée

Commencez par le rapide. Le complet vous attend sur la fiche de la transaction, une fois créée : tout y reste modifiable.

Le formulaire rapide

Sur un projet, le bouton s'appelle Ajouter une opération ; sur Gestion courante, + Ajouter une opération. Le même bouton referme le formulaire, sous le libellé Fermer.

Date. Pré-remplie à aujourd'hui.
Sens. Dépense ou Recette. C'est ce choix, et non le signe que vous tapez, qui décide du sens de l'écriture.
Montant (€). En valeur absolue, sans signe : 120,00. Un montant nul ou négatif est refusé par Montant invalide.
Compte. Le compte bancaire, choisi par son libellé. Facultatif.
Communication. Le texte libre qui identifie l'opération sur votre relevé.
Enregistrer l'opération.

Capture à produire

ajout-operation-rapide

Le formulaire rapide déplié sur la page Gestion courante : les cinq champs sur une seule ligne, et le bouton Enregistrer l'opération.

Le formulaire complet

Depuis Journal, bouton + Nouvelle transaction. Deux champs seulement sont obligatoires : Date et Montant. Tout le reste est facultatif, y compris la catégorie et le projet.

Le montant porte son signe

Le champ s'intitule Montant (EUR, négatif = charge). Ici, contrairement au formulaire rapide, vous tapez le signe : -150.00 pour une dépense. C'est la convention de tout le produit, expliquée dans Transaction, ventilation, affectation.

Les champs, dans l'ordre de l'écran

Champ	À quoi il sert
Date	Obligatoire. C'est elle qui range l'écriture dans un exercice, et elle seule.
Montant (EUR, négatif = charge)	Obligatoire, signé. La liste de devises à sa droite propose EUR, USD et CDF.
Type d'opération	Texte libre, jusqu'à 200 caractères. C'est ce texte que le journal affiche en colonne Type.
N° opération	Le numéro porté par votre relevé bancaire. Rempli automatiquement par l'import.
Projet	Le projet auquel la dépense se rattache.
Catégorie	Le poste comptable, voir Catégories et comptes.
Contact	Le fournisseur, s'il est enregistré dans vos contacts.
Contrepartie (nom) et Contrepartie (IBAN)	Le nom et l'IBAN tels qu'ils figurent sur le relevé, quand le fournisseur n'est pas un contact.
Communication	Le libellé de l'opération, jusqu'à 2000 caractères.
Info personnelle	Une note qui vous concerne, distincte de la communication bancaire.
Compte bancaire	Le compte débité.
Emprunt lié	N'apparaît que si vous avez enregistré au moins un emprunt.
Qualification	Produit, Charge, Transfert ou Autre.
Défraiement bénévole	Une case. Cochée, elle fait apparaître Bénéficiaire IBAN et Bénéficiaire Nom.
Notes	Texte libre, jusqu'à 4000 caractères.

Puis Créer la transaction.

La qualification se remplit toute seule, une fois

Choisir une catégorie renseigne Qualification automatiquement : une catégorie de type produit avec un montant positif donne Produit, une catégorie de charge avec un montant négatif donne Charge.

Cet automatisme ne joue que si le champ est encore vide. Un choix manuel n'est jamais écrasé, y compris si vous changez de catégorie ensuite.

Une dépense en devise

Choisissez la devise à droite du montant. Trois champs apparaissent alors, et le champ Montant (EUR…) passe en lecture seule :

Montant en USD (négatif = charge), le montant tel qu'il est facturé ;
Taux (USD par EUR), avec un bouton Taux BCE qui va chercher le taux officiel du jour de l'opération ;
l'euro converti, calculé, qui devient le montant comptable.

L'écran le dit lui-même : « L'EUR converti alimente la comptabilité ; le montant USD et le taux sont conservés. »

Le franc congolais n'est pas coté par la Banque centrale européenne. Le bouton répond alors « Pas de taux BCE pour cette devise : saisissez le taux du jour. » Le taux est à saisir à la main, et il reste inscrit sur l'écriture : c'est lui qui sera défendu devant un bailleur.

Ce qui peut refuser votre saisie

Message	Cause
Montant invalide.	Formulaire rapide : le montant n'est pas un nombre strictement positif.
Introuvable dans cette organisation.	Un projet, une catégorie ou un contact d'un autre espace.
L'exercice 2025 est clôturé : cette opération est verrouillée. Rouvre l'exercice pour corriger.	La date tombe dans une année close. Voir Exercice comptable et clôture.
Action réservée au rôle tresorier (ton rôle : saisie).	Écriture directe tentée sans le rôle requis.

Saisir une dépense