Les notes de frais des bénévoles
Le cycle en cinq états, qui peut faire quoi, l'écriture créée à l'approbation, et pourquoi marquer remboursée n'écrit rien.
Mise à jour le 30 juillet 2026
Menu Notes de frais (/admin/notes-de-frais), sous-titre « Vous avez avancé de l'argent pour l'association : photographiez le ticket, le reste se remplit. »
Qui peut déposer une note
Quatre rôles : bénévole, saisie, trésorier et administrateur.
Les cinq états
| État | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Brouillon | Créée, pas encore envoyée |
| En attente de validation | Envoyée au trésorier |
| Approuvée, à rembourser | Acceptée, l'écriture est passée |
| Remboursée | Le virement est fait, ou les frais ont été abandonnés |
| Refusée | Rejetée, réouvrable |
Les transitions permises :
| Depuis | Action | Vers | Qui |
|---|---|---|---|
| Brouillon | Envoyer pour validation | En attente | L'auteur |
| En attente | Approuver | Approuvée | Trésorier, administrateur |
| En attente | Refuser | Refusée | Trésorier, administrateur |
| Approuvée | Marquer remboursée | Remboursée | Trésorier, administrateur |
| Refusée | Rouvrir en brouillon | Brouillon | L'auteur |
Remboursée est terminal : rien n'en sort.
Créer une note
- Bloc Nouvelle note, zone Photographier le ticket. Le montant et la date sont lus pour vous.
- Vérifiez le Montant avancé et la Date.
- Renseignez Ce que vous avez payé, exemple
Affiches du festival. - Choisissez le Projet concerné, ou Aucun.
- Cliquez Envoyer pour validation. Confirmation : « Note envoyée pour validation. »
Côté trésorier
La section À valider liste les notes envoyées, brouillons exclus. Trois boutons : Approuver, Refuser, Marquer remboursée.
Chaque changement d'état envoie un e-mail : aux trésoriers et administrateurs quand une note est soumise, à l'auteur dans tous les autres cas.
Ce que l'approbation écrit en comptabilité
Approuver crée une écriture de charge, dans le même mouvement que le changement d'état :
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Date | La date de la dépense |
| Montant | La charge, en négatif |
| Libellé | Le motif de la note |
| Projet | Celui de la note |
| Défraiement bénévole | Oui |
Le justificatif photographié est copié vers l'écriture.
Ce qui ne se voit nulle part ailleurs
Les notes de frais n'apparaissent ni sur le tableau de bord, ni dans l'écran À traiter, ni dans les exports. Un trésorier n'est prévenu que par l'e-mail de soumission.
Sur une offre sans le plan requis
À lire ensuite
L'abandon de frais et le don en nature, quand le bénévole renonce au remboursement.