Recevoir les factures fournisseurs
Une facture entrante devient une dépense proposée, jamais une écriture. Ce qui est extrait, comment le doublon est évité, ce qu'il reste à faire.
Mise à jour le 29 juillet 2026
Le principe : rien n'entre sans un humain
Une facture remise par le réseau Peppol ne devient jamais une écriture comptable toute seule. Elle atterrit dans la file de validation, sous forme de dépense proposée, exactement comme la saisie d'un bénévole. Un trésorier approuve, et c'est l'approbation qui crée la transaction.
C'est la règle du produit et elle ne se désactive pas.
Ce que l'application lit dans la facture entrante
Quatre informations seulement, volontairement :
| Donnée | Usage |
|---|---|
| Numéro de la facture | Entre dans la description |
| Nom du fournisseur | Entre dans la description |
| Date d'émission | Devient la date de la dépense |
| Montant total à payer | Devient le montant de la dépense |
La description de la proposition prend la forme Nom du fournisseur, puis le mot facture et le numéro. Quand le nom du fournisseur est absent du fichier, elle commence par Fournisseur inconnu.
Deux refus possibles à l'entrée
| Message | Cause |
|---|---|
| Facture entrante illisible : numéro, date ou montant absent. | L'un des trois manque, ou la date n'est pas au format AAAA-MM-JJ. |
| Montant de la facture entrante illisible. | Le montant total ne se lit pas, ou vaut zéro. |
Ces refus ne produisent rien du tout : aucune proposition, aucune trace visible dans l'application. Une facture fournisseur qui n'apparaît jamais dans la file a probablement échoué là.
Comment le doublon est évité
Le réseau peut remettre deux fois le même document ; c'est normal, c'est même le comportement attendu quand un accusé se perd.
L'application compare la description de la proposition, celle qui porte le nom du fournisseur et le numéro de facture, avec celles déjà présentes dans l'organisation. Si elle existe déjà, le document est reconnu comme un doublon et rien n'est créé.
Ce qu'il vous reste à faire
- Ouvrez Comptabilité › Validation.
- Repérez la proposition. Elle porte la description, le montant et la date de la facture.
- Choisissez le Compte bancaire à débiter, puis Approuver.
- Suivez le lien Ouvrir vers la transaction créée, et complétez-la : catégorie, projet, contact.
- Joignez le PDF du fournisseur en pièce justificative, voir Joindre un justificatif.
L'approbation crée une transaction au montant négatif, qualifiée en charge, avec la note automatique Créée via validation de dépense proposée. Elle n'écrit ni catégorie, ni projet, ni contact : l'étape 4 n'est pas facultative. Le détail est dans Valider les écritures proposées.
Ce que l'écran ne vous dit pas
Il n'y a par ailleurs aucune notification : ni e-mail, ni bandeau. Le compteur Dépenses en attente de validation du bloc À traiter de l'accueil est le seul signal qu'une facture est arrivée.
Ce que la réception ne fait pas
- Elle n'attache pas le document reçu. Le fichier remis par le réseau n'est pas conservé comme pièce justificative : le justificatif reste à joindre à la main.
- Elle ne crée pas le contact fournisseur. Le nom du fournisseur ne finit que dans un texte libre.
- Elle n'a pas d'écran à elle. Il n'existe pas de boîte de réception des factures fournisseurs : la file de validation est le seul endroit où elles apparaissent.
- Elle ne rapproche rien. Une facture reçue et le virement qui la paiera ne se retrouvent pas l'un l'autre.
À lire ensuite
La file où tout arrive : Valider les écritures proposées. Le sens inverse du réseau : Envoyer une facture par Peppol.