Suivre les paiements

Ce que la liste des factures ne dit pas

Ouvrez Comptabilité › Factures. Les colonnes sont Numéro, Date, Client, Total TTC. Il n'y a pas de colonne d'état, et ce n'est pas un oubli d'affichage :

L'encaissement vit ailleurs : dans le journal, sous forme de transaction. Le lien entre les deux, c'est vous qui le faites, et le numéro de facture est l'outil pour le faire vite.

Le numéro de facture est votre clé de rapprochement

Le bloc de paiement de la facture demande au client d'indiquer le numéro de la facture en communication de son virement, et il n'y a pas d'autre choix possible. C'est ce qui rend la recherche efficace ensuite.

Une seule ligne, positive, au bon montant : la facture est payée. Aucune ligne : elle ne l'est pas, ou le client n'a pas repris la communication.

Faire entrer l'encaissement

Deux chemins, et le premier est de loin le meilleur.

Importer le relevé bancaire. Le virement arrive avec sa date exacte, son montant et la communication du client. C'est ce qui rend la recherche par numéro possible. Voir Importer un relevé bancaire.

Saisir la recette à la main, si vous ne travaillez pas par import. Le geste et le choix de la catégorie sont décrits dans Saisir une recette. Recopiez le numéro de facture dans le champ Communication : sans lui, plus rien ne relie l'écriture au document.

Repérer les impayés

Il n'y a pas d'écran qui les liste. La méthode qui marche, et elle est manuelle :

Sur un volume important, l'export Excel du journal, depuis Imports & exports › Exports, se compare plus vite que l'écran.

Ce qui n'existe pas, et qu'il ne faut pas attendre

• Aucune relance de facture. Ni e-mail automatique, ni lettre de rappel, ni compteur de jours de retard. Les seules relances automatiques du produit portent sur les cotisations, voir Relances et rapprochement automatique.
• Aucune alerte d'échéance. Le bloc À traiter de l'accueil ne compte pas les factures échues : il ne connaît ni les factures ni leurs échéances.
• Aucun compte client. Il n'y a pas de balance âgée, pas d'encours par client, pas de total facturé sur l'année.
• Aucun envoi par e-mail. Le champ E-mail du client sert à l'imprimer sur le document. L'application ne poste jamais une facture elle-même : vous téléchargez le PDF et vous l'envoyez.

L'échéance, alors, à quoi sert-elle

Le champ Échéance de l'éditeur a trois effets, tous documentaires :

1. il ajoute une ligne Échéance dans le bloc des dates du document ;
2. il complète le bloc de paiement par « au plus tard le ... » ;
3. sur une facture électronique, il devient la date d'échéance normalisée. Sans lui, la facture porte à la place la mention Paiement à réception de la facture, exigée par la norme.

Il ne déclenche aucun rappel, ni pour vous, ni pour le client.

À lire ensuite

Numérotation des factures, puisque c'est le numéro qui porte tout le rapprochement. Pour l'encaissement lui-même, Importer un relevé bancaire.