Créer une facture
Le brouillon, les lignes, la TVA, l'aperçu en direct, puis la validation qui donne le numéro et le PDF.
Mise à jour le 31 juillet 2026
Créer une facture pour un client se fait en deux temps : un brouillon, que vous remplissez et reprenez autant que vous voulez, puis une validation, qui lui donne son numéro et en fait un document.
Où ça se passe
Menu Comptabilité › Factures (/admin/factures). Le bouton + Nouvelle facture ouvre un brouillon et vous emmène dessus : il n'y a pas de formulaire préalable. Vous y saisissez le client, les lignes à facturer, et vous validez.
Sur un espace neuf, la liste affiche « Aucune facture pour l'instant. »
Les deux temps
- Brouillon. Il n'a pas de numéro, il n'apparaît pas comme une facture émise, il ne sort en aucun document. Vous le remplissez, vous l'enregistrez, vous y revenez.
- Validation. Elle attribue le numéro définitif, fige le contenu, et ouvre le téléchargement du PDF ainsi que l'envoi électronique.
Dans la liste, un brouillon porte une pastille Brouillon à la place du numéro, et le lien de fin de ligne est Terminer au lieu de PDF. Les brouillons sont affichés en tête : ce sont les seuls qui attendent un geste de votre part.
Ce que le brouillon contient déjà
Deux choses sont posées à l'ouverture, sans rien demander :
- la date d'émission du jour ;
- une ligne vide, quantité 1, prix 0, TVA 0 %.
Le numéro et le client sont vides. Tant que le client l'est, la liste affiche (sans client) en italique à la place du nom.
Remplir la facture
- Facture : l'Émission et l'Échéance. L'échéance est facultative. Le Numéro, laissez-le vide.
- Client : le Nom est obligatoire pour valider. TVA / BCE, Adresse et E-mail sont facultatifs et n'apparaissent sur le document que s'ils sont remplis.
- Lignes : une ligne par prestation. + Ajouter une ligne en ajoute une en bas, la croix en bout de ligne la supprime.
- Notes (visibles sur la facture) si vous avez un mot à ajouter.
- Enregistrer, en haut à droite, quand vous voulez interrompre sans valider.
Capture à produire
facture-editeurUne ligne de facture
Chaque ligne porte quatre champs, dans cet ordre : Description, quantité, prix unitaire HT en euros, taux de TVA.
Le sélecteur de TVA ne propose que quatre valeurs : 0 %, 6 %, 12 %, 21 %. Ce sont les taux belges. Une facture française à 5,5 % ou 20 % n'est donc pas saisissable telle quelle depuis cet écran.
Le total de la ligne se calcule en direct, quantité multipliée par le prix unitaire, arrondi au cent.
Les totaux et la TVA
La TVA est regroupée par taux, pas calculée ligne par ligne : le total hors taxe de chaque taux est additionné d'abord, la TVA est appliquée ensuite, puis arrondie une seule fois. C'est la méthode usuelle, et elle évite les écarts d'un cent qui font échouer un contrôle de facture électronique.
Les lignes à 0 % ne produisent aucune ligne de TVA. Une facture entièrement à 0 % n'affiche donc ni Total HT ni ligne de taxe : seulement À payer.
L'aperçu en direct
La moitié droite de l'écran montre le document au format A4, sous le titre Aperçu en direct. Il se met à jour à chaque frappe, avant même d'enregistrer, et il utilise votre charte graphique : logo, couleurs, coordonnées bancaires. Voir Personnaliser le modèle.
C'est un aperçu fidèle, pas le document final. Deux écarts connus avec le PDF sont listés dans la même page. C'est aussi le seul moyen de relire un brouillon : le PDF n'existe qu'après validation.
Enregistrer
Le bouton Enregistrer reste grisé tant que rien n'a changé. Dès la première frappe, une pastille ambre modifications non enregistrées apparaît à côté du titre, et le bouton s'active. Le message de fin est « Brouillon enregistré. »
Enregistrer ne valide rien. C'est une sauvegarde de travail, autant de fois que vous voulez.
Valider la facture
Le bouton Valider la facture est l'action principale de l'écran. Il reste inactif tant qu'il manque quelque chose, et ce qui manque est écrit juste en dessous, dans un encadré ambre :
| Message | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Le nom du client est obligatoire sur une facture. | Remplir Client › Nom |
| Une facture sans ligne ne facture rien : ajoutez au moins une ligne. | Ajouter une ligne |
| Une ligne porte un montant sans description. | Décrire la ligne, ou remettre son montant à zéro |
| Le total de la facture est nul : renseignez les quantités et les prix. | Saisir les montants |
| L'échéance ne peut pas précéder l'émission. | Corriger l'une des deux dates |
| La date d'émission est obligatoire. | Remplir Émission |
La validation demande confirmation : « Valider cette facture ? Elle recevra son numéro définitif, ne pourra plus être modifiée, et deviendra téléchargeable et transmissible. » Le brouillon est enregistré juste avant, pour que le numéro porte bien votre dernière frappe.
Après la validation
L'entête affiche Validée et la date. L'action principale devient Télécharger le PDF. Le bloc Facturation électronique ouvre l'envoi Peppol et le téléchargement Factur-X, voir Envoyer une facture par Peppol.
Tant que la facture est un brouillon, ces trois sorties sont fermées, y compris en tapant l'adresse à la main : elles répondent « Cette facture est encore un brouillon. Validez-la pour lui attribuer son numéro et obtenir le document. »
Qui peut faire quoi
| Action | Rôle minimum |
|---|---|
| Voir la liste et une facture | Lecteur |
| Créer, modifier et valider une facture | Saisie |
| Jeter un brouillon, archiver une facture | Trésorier |
| Modifier la charte graphique | Trésorier |
Jeter un brouillon, archiver une facture
Les deux gestes sont le même bouton en bout de ligne, mais ils ne disent pas la même chose.
- Jeter un brouillon : « Jeter ce brouillon ? Il n'a pas de numéro : rien ne restera dans la séquence. »
- Archiver une facture validée : « Archiver cette facture ? Son numéro reste consommé, comme l'exige la continuité de la séquence. »
Dans les deux cas le document n'est pas détruit. Il se retrouve et se restaure comme le reste, voir Suppression, corbeille et journal d'audit.
Ce qu'une facture n'est pas
Il n'existe pas non plus de note de crédit, de facture d'acompte, de devis, ni de facture récurrente. Corriger une facture validée passe par l'archivage et une nouvelle saisie.
À lire ensuite
L'habillage du document : Personnaliser le modèle. Le numéro et ce qui le gouverne : Numérotation des factures. Savoir qui a payé : Suivre les paiements.