Le dossier PDF pré-rempli, la checklist des cinq pièces, et les deux conditions à remplir avant que le bouton ne réponde.

L'obligation

Belgique Une ASBL dépose ses comptes annuels après leur approbation par l'assemblée générale.

Le compte à rebours ne part pas de la clôture de l'exercice mais de l'assemblée générale. C'est pourquoi l'application vous demande cette date : voir La page conformité.

Où se trouve le dossier

Menu Comptabilité › États financiers (/admin/etats), tout en bas de la page : la section Dépôt des comptes 2025.

Les cinq pièces

Chaque ligne porte une pastille : ✓ vert quand l'application détient réellement l'information, ○ gris sinon. Une pièce manquante affiche en dessous où la trouver.

Pièce	Cochée quand	Où la préparer
État des recettes et dépenses (annexe 8)	Toujours	Généré dans le dossier
État du patrimoine	Au moins une ligne de patrimoine existe pour l'exercice	Écran États > Patrimoine
Procès-verbal de l'assemblée générale d'approbation	La date de l'AG est renseignée	À rédiger et signer ; la date se pose dans Conformité
Budget de l'exercice suivant (si applicable)	Au moins une ligne budgétaire porte l'année suivante	Écran Projets > Budget
Liste des administrateurs à jour	Jamais	Annexes du Moniteur belge, et confirmation du registre UBO

La note en tête de section rappelle la condition, puis annonce ce qui manque : « Le dossier ne se génère que sur un exercice clôturé. 2 pièce(s) obligatoire(s) restent à réunir. »

Le compteur ne compte que les pièces obligatoires. Le budget de l'exercice suivant, marqué (si applicable), n'y entre jamais, présent ou non.

Capture à produire

depot-comptes-checklist

La section Dépôt des comptes en bas des états financiers : le bouton Dossier de dépôt (PDF), le compteur de pièces manquantes, et les cinq lignes de la checklist avec leurs pastilles.

Générer le dossier

Le bouton s'intitule Dossier de dépôt (PDF). Il télécharge un fichier nommé depot-comptes-mon-asbl-2025.pdf.

Deux conditions, et elles se manifestent de la même façon désagréable : le navigateur affiche le message d'erreur en texte brut, à la place du fichier attendu.

Condition	Message
L'exercice doit être clôturé	« L'exercice 2025 n'est pas clôturé. Clôturez-le dans Exercices avant de générer le dossier de dépôt. »
Le plan doit être le Plan Pro	« Export pour le dépôt des comptes nécessite le plan Pro. Votre plan actuel est Association. Changez d'offre dans Paramètres > Organisation. »

Ce que contient le PDF

Une seule page A4, en cinq blocs.

Titre : Comptes annuels 2025, suivi de la ligne association sans but lucratif : dépôt au greffe du tribunal de l'entreprise (ou BNB en partie double).

Identification : dénomination, adresse du siège, numéro d'entreprise (BCE), période de l'exercice (du 01/01/2025 au 31/12/2025) et date de l'assemblée générale d'approbation. Ces informations viennent de Paramètres › Organisation et de la date d'AG saisie dans Conformité. Une donnée absente s'imprime -.

État des recettes et dépenses (schéma minimum normalisé) : les quatre rubriques de recettes puis leur total, les quatre rubriques de dépenses puis leur total, et le résultat de l'exercice.

État du patrimoine au 31 décembre : les avoirs et leur total, les dettes et leur total, le patrimoine net.

Bloc de signature : « Les comptes ci-dessus ont été approuvés par l'assemblée générale à la date indiquée. Signature de deux administrateurs : », suivi de deux lignes de pointillés.

Ce que l'application ne fait pas

Elle ne dépose rien. Aucune connexion au greffe, aucun dépôt électronique, aucun accusé de réception. Le dossier est un fichier que vous transmettez vous-même, avec les pièces qu'il ne contient pas.
Elle ne signe rien. Le bloc de signature est un emplacement vide, à remplir à la main par deux administrateurs.
Elle ne rédige pas le procès-verbal. Elle n'en connaît que la date.
Elle ne surveille pas la publication au Moniteur.

Le rappel automatique

Une fois la date d'assemblée générale saisie, l'écran Conformité affiche l'alerte Dépôt des comptes annuels, avec son échéance calculée à trente jours, et l'action Générer le dossier de dépôt qui ramène ici. Elle passe en rouge une fois le délai dépassé. Le mécanisme complet est décrit dans La page conformité.

Déposer les comptes au greffe